Как внедрить в компании культуру совещаний

Этот урок – часть модуля «Эффективные совещания» программы MBA Intensive. Только сегодня можете активировать расширенный бесплатный доступ ко всей программе. Если через 7 дней решите продолжить обучение на курсе MBA, за вами будет закреплена специальная цена со скидкой. Узнать стоимость обучения >>

Активировать бесплатно

Наверняка вы хоть раз участвовали в бесполезных совещаниях, которые лишь зря отнимают энергию. Из статьи вы узнаете, как сделать совещания эффективными, чтобы экономить время и при этом мотивировать сотрудников исполнять решения.

Основные правила эффективных совещаний

Очень важно готовить совещания. Как правило, руководители пропускают этот этап в надежде на импровизацию и опыт. Но на практике редко удается «быстро все обсудить». Грамотно спланированное совещание – это больше половины его успеха. Основные правила я свела в презентацию.

Как решить распространенные проблемы совещаний

В моей практике эффективности совещаний чаще всего мешали три момента:

• сотрудники отвлекаются на гаджеты;
• встреча затягивается дольше, чем нужно;
• вопросы не удается решить.

Разберем, что делать в каждом случае.

1. Сотрудники отвлекаются на гаджеты. Если люди отвлекаются на смартфоны или ноутбуки, значит им скучно. Так случается, если вы позвали на встречу тех, кто не относится к делу, или не проконтролировали готовность участников. Может быть и так, что все заинтересованы и готовы, но встреча недостаточно динамична: вы подолгу застреваете на одном вопросе, вдаетесь в ненужные детали и пр.

Запрещать телефоны на совещании бессмысленно: как мы уже поняли, гаджет – следствие, а не причина. Позовите только нужных людей, убедитесь, что все готовы ко встрече и держите высокий темп: уверяю, в этом случае проблем с гаджетами не будет.

Вредители на совещании: как их нейтрализовать

Иногда совещания могут пойти не так только из-за того, что найдется сотрудник, который будет отвлекать внимание и уводить разговор в другую сторону. Как бороться с такими сотрудниками-вредителями, а также как управлять совещаниями, распределять задачи и научить сотрудников принимать решения, вы узнаете на курсе «MBA-Intensive: Стратегический менеджмент в условиях кризиса».

Записаться на курс

2. Встреча затягивается дольше, чем нужно. Совещания важно заканчивать вовремя. Если за полчаса вы планировали разобрать 10 вопросов, а успели только 2, оставшиеся 8 перенесите на следующий раз.

Перед тем, как закончить совещание, подведите итоги. Например: «Коллеги, время истекло. Давайте резюмировать: что мы решили, кто исполняет решение, в какой срок все должно быть готово».

Важно подвести итог не только по результатам, но и по регламенту. Проговорите, было ли совещание эффективным, уложились ли вы в тайминг, достаточно ли подготовились участники. Резюмировать нужно так, чтобы не переходить на личности.

3. Вопрос не удается решить. Если не получилось принять решение, назначьте ответственного, который подготовит дополнительные документы. Если все материалы уже готовы, а обсудить вопрос вы просто не успели, сразу назначьте дату нового совещания.

Как корректно подвести итог по регламенту совещания

– Итак, коллеги, по первому пункту мы не договорились, потому что не был подготовлен необходимый материал. По второму пункту не договорились, потому что оппоненты друг друга не услышали. На будущее я попрошу учесть три момента: докладывать по существу, слышать другую точку зрения, проявлять меньше эмоций.

Правила, которые я перечислила, известны почти всем, но самое сложное – соблюдать их. Культуру совещаний нужно прививать, причем изо дня в день. Для этого напоминайте себе и коллегам, что эффективные совещания сэкономят множество времени, которое можно потратить на работу или отдых.

Самое важное