После пандемии 2020 года часть компаний решила применять этот режим на постоянной основе. А правительство внесло в законодательство соответствующие поправки. В этой статье поговорим о том, как перевести коллектив на домашний труд и сохранить эффективность работы.
Что такое удаленная работа и как ее оформить
Дистанционная работа – это режим труда, при котором сотрудник выполняет свои трудовые функции, не выезжая в офис. При этом работник может находиться в любой точке: дома, в друзей, в деревне или даже за границей.
Наибольшее распространение данный режим работы в России приобрел благодаря пандемии 2020 года. Во время локдауна большинство сотрудников перевели на дистанционный труд принудительно. За время самоизоляции предприятия и работники освоили такую модель сотрудничества. При этом бизнесу это помогло сэкономить средства на аренду и обслуживание офиса, а работникам – на дорогу.
В связи с этим правительство внесло соответствующие поправки в ТК, чтобы урегулировать вопрос удаленной работы. Так, согласно статье 312.1, дистанционной работой признают выполнение определенной трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения при использовании для взаимодействия между работодателем и работником информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.
Чтобы процесс взаимодействия проходил безопасно, необходимо правильно оформить отношения. Это позволит избежать проверок и штрафов от трудовой комиссии, и прочих органов власти. На практике есть три типа договора для найма дистанционно:
|
Договор гражданско-правового характера |
Применяется, когда сотрудничество носит эпизодический характер. Если присутствуют признаки трудовых отношений, работодатель рискует, что инспекторы переквалифицируют договор в трудовой. |
|
Трудовой договор с указанием адреса работодателя без отметок про удаленку |
При этом преимущество теряют оба участника процесса. Фирма оплатит обеспечение рабочих мест, а соискатели лишатся компенсаций. |
|
Трудовой договор с дистанционным работником или дополнительное соглашение к действующему контракту |
Он устанавливает три режима выполнения обязанностей:
|
Если соискатель проживает в городе, где находится организация, то оформление проходит стандартным путем. То есть, сотрудник может прийти в офис, прособеседоваться и оформить трудовые отношения лично. Но ситуация осложняется, если он находится в другом регионе. В этом случае есть два варианта оформления:
Электронное оформление договора
По закону, работодатель и сотрудник могут обменяться документами электронно. Для этого на бумагах потребуется проставить электронную подпись (ЭЦП). Такие документы приравниваются к бумажным и подписываются с помощью специальной технологии шифрования, элементы которой установлены у обеих сторон.
Заказать ЭЦП можно в авторизированных центрах своего региона, стоимость варьируется от 1500 рублей до 10000. Она приравнивается к оригиналу, но после заключения соглашения по закону нужно отправить бумажную версию соглашения с печатью на адрес кандидата.
Оформление договора при помощи почты
Это традиционный подход, при котором визит заменяется обменом заказными письмами с комплектом документов. Остальные моменты закрываются при встрече или посредством электронных сервисов компании: портала, личного кабинета и служб обмена данными.
Такой способ грозит компании рядом рисков. Например, при назначении проверок может не оказаться в наличии важных бумаг. Это грозит штрафами и исполнительным производством, то же самое произойдет в случае открытых трудовых споров.
Как уволить удаленного сотрудника
Присутствие удаленного сотрудника при процедуре увольнения необязательно, если соответствующая возможность прописана в трудовом договоре. Расторгнуть договор можно по нескольким основаниям: по собственному желанию сотрудника, по соглашению сторон или по инициативе работодателя (ст. 77, 78, 79, 312 ТК). В последнем случае для этого должны быть веские причины. В частности:
- неоднократное нарушение сроков по поручениям или несоответствие результата требованиям, закрепленным в соглашении;
- не предоставление отчетов по проделанном труде (более трех раз);
- отказ от использования средств информационной защиты, рекомендованных службой безопасности и указанных в инструкциях к трудовому договору.
Документы для оформления перевода сотрудников на удаленку
Редакция журнала «Генеральный Директор» подготовила документы, которые нужно оформить, чтобы в дальнейшем не было проблем с проверяющими органами.
Чтобы уволить дистанционного сотрудника, нужно удаленно составить заявление с использованием корпоративного портала, но понадобится и оригинал в письменном виде. Отправить его и трудовую книжку можно с помощью заказного письма, для этого понадобится договоренность с работником.
Плюсы и минусы удаленной работы
Перед переводом штата на дом стоит сравнить преимущества и недостатки, чтобы избежать увольнений и претензий со стороны органов власти. В таблице ниже приведены плюсы и минусы удаленной работы.
|
+ |
- |
|
Экономия финансов на обслуживание офиса, покупку техники и т.д. |
Падает скорость коммуникации, программы для связи не станут полноценной заменой живому общению. Интернет пропадает, коллеги не просматривают сообщения вовремя – все это влияет на качество взаимодействия. |
|
Проще закрывать позиции, поскольку найм можно вести без привязки к территории. |
Контроль процедур становится номинальным, так как сложно оценить действия человека, который находится далеко. Руководитель не сможет понять, присутствует он у ПК или вышел в магазин за покупками. |
|
Мотивация кадров – люди получают больше свободы, сохраняя обязанности и зарплату. |
Если работодатель отказывается от аренды, пропадает место где можно встретиться для официальных переговоров с клиентами. |
|
Автоматизация процессов – для адаптации к новому режиму предприятия подключают технологии, уровень сервиса и скорость завершения задач возрастает. |
Падает боевой дух у специалистов из коммуникативной сферы: продавцов, HR, прочих офисных должностей. Это происходит из-за ослабления поддержки и потери личных контактов. |
Какие профессии подходят для удаленной работы
Есть масса технических решений, способствующие поддержанию эффективности команды, находящейся на дому. Однако не во всех случаях возможен сам переход, поскольку для ряда должностей это становится препятствием при выполнении обязанностей.
Кому не рекомендуется использовать дистанционный формат:
|
Профессии |
Причины |
|
Исполнители, задействованные на стратегических производствах: пекари, связисты, коммунальщики и т.д. |
Эти специальности обеспечивают населения продовольствием и всем необходимым для проживания лично. |
|
Мастера, работа которых требует наличия специального оборудования или дорогостоящих инструментов. Например, фрезеровщики, токари, ювелиры, печатники. |
Технику нельзя разместить в квартире, соответственно затрудняется доступ к ключевым ресурсам для ведения деятельности. Кроме того, часто такие специалисты работают на выезде, приезжают к клиентам. |
|
Сотрудники заводов, водители, строители и проч. |
Обязанности таких сотрудников нельзя исполнить без личного присутствия, результата не будет. Для профессий часто свойственен физический труд. |
В то же время есть профессии, в которых для эффективной деятельности достаточно иметь ноутбук, интернет и свободное от шума место. В частности, для дистанционной работы подойдут сферы IT, маркетинг, консультирование, коучинг и творческие профессии. Например, удаленно легко смогут трудиться программисты, задолжники, дизайнеры, копирайтеры, редакторы, менеджеры по продажам, координаторы, маркетологи и проч.
Как построить работу с удаленными сотрудниками
При переходе коллектива в дистанционный формат труда, необходимо перестроить систему управления, поскольку меняются принципы взаимодействия. На практике, главная ошибка начальника – применять стандартную систему управления в новых условиях. К примеру, контактировать по тому же принципу, что и в офисе: проводить два собрания в неделю, ставить задачи, запрашивать итоги.
Так, для сотрудников теряется возможность решить срочные вопросы и попросить поддержку у начальника. При этом возрастает количество мелких поручений: оформление сделок удаленно, получение согласований на командировки, сдача отчетности. Общая эффективность отдела снижается, мотивация падает, растет текучесть.
Чтобы не попасть в подобную ситуацию стоит уделить больше внимания подчиненным и снизить административную нагрузку. Для этого рекомендуется внедрить ряд практик.
Строить открытые графики работы
Чтобы удаленный работник был на связи, быстро отвечал на запросы, а руководитель не тратил силы на его поиск, необходимо четко обозначить границы присутствия в онлайн. Это особенно важно если команда находится в разных часовых поясах. Рекомендация – как минимум четыре часа из восьми должны приходится на время, в которое доступно все подразделение. Прозрачность достигается за счет планирования в электронном календаре, доступ к которому дается всем коллегам.
Назначать индивидуальные визиты
Кроме официальных совещаний, начальнику стоит раз в неделю лично общаться с подчиненными. Это устраняет коммуникативный барьер и позволяет объединять группу, решать проблемы быстрее. Такой подход снижает скорость эмоционального выгорания и текучесть в подразделении.
Разделить контакты на синхронные и асинхронные
Поток звонков снижает продуктивность, поэтому на старте следует договориться по каким вопросам следует контактировать в срочном режиме. Все остальные запросы направляются в мессенджер и электронную почту. Это позволит коллективу спокойно приносить результат, не испытывая трудностей из-за того, что кто-то не ответил на звонок.
Создать проектные доски
В крупных активностях задействовано большое количество контактов, в том числе и внештатные удаленные сотрудники. Это приводит к нарушению коммуникативных связей между функциями и блокирует вертикальную передачу информации. Решение: общее пространство с материалами, вопросами, ментальной картой, к которому можно подключиться с компьютера. На рынке достаточно платных и бесплатных инструментов под эти цели, например: Trello, Miro, Padlet.
Организовывать выезды
Открытое общение между людьми способствует удовлетворению потребностей в социальном признании. Рекомендация – проводить командные съезды как минимум 1 раз в полгода, темы и форматы выбираются в зависимости от целей. Варианты:
- Квесты, квизы, спортивные старты.
- Обучение или бизнес-игра.
- Фассилитация, командный штурм, совместны поиск идей.
Как контролировать удаленных работников
У большинства подразделений входят в привычку еженедельные, очные совещания с обменом данными по активностям. Поэтому, когда организация уходит трудиться на дом возникает стресс у руководителя и специалистов – сложно оценить вклад, если не видишь вложения очно и не получаешь обратной связи. Второй проблемой может стать падение показателей, если команда не готова к взаимодействию на расстоянии. Чтобы проверять сотрудников и не тратить время на микроменеджмент, можно:
Оформить удаленное рабочее место
Это позволит надежно защитить материалы интеллектуального труда и финансовую информацию от утечки. Кроме того, DaaS открывает широкие возможности по учету за рабочим временем и продуктивностью персонала. Руководитель в режиме онлайн оценит присутствие, обменяется материалами моментально в асинхронном порядке через облачные хранилища и общие папки.
Формировать ежедневный лист задач
Жесткий вид учета – дает возможность на ежедневной основе оценивать процессы, в которых задействован работник. Для этого подходит как CRM-система, так и обычная электронная почта, поскольку требуется всего два действия:
- В начале дня написать список задач, которые будут закрыты сегодня.
- В конце, отправить тот же чек-лист с оценками – что сделано/не сделано.
На практике важно не вчитываться в записи, а добиться методичности – это дисциплинирует кадры и со-временем прививает новую модель поведения.
Подсчитывать результат дня
Этот лайфхак в организации работы удаленных сотрудников позволяет избавиться от изнурительного контроля процесса. Эффективность при этом не теряется, поскольку внимание уделяется ключевым показателям, а рутина решается самостоятельно. Чтобы внедрить, необходимо:
- Запрашивать у сотрудников главные цели, которые будут реализованы в рамках 8 часов.
- Анализировать динамику исполнения в долях, например, план продаж выполнен на 25% от эталона.
- Оценивать план/факт по итогу.
Плюсы метода – дает свободу, снимает напряженности среди специалистов, стимулирует предпринимательское мышление. Минусы – не подходит предприятиям, у которых большая часть личного состава новички или повышена ротация.
Отчеты удаленного сотрудника
Когда коллектив находится на расстоянии, у начальника появляется желание запрашивать данные чаще и в большем объеме. Это связано с потерей полного контроля над ситуацией. Но такой подход вместо ожидаемой управляемости снизит боевой дух отдела, поскольку люди будут много времени тратить на отчеты и совещания, а не работу.
Систему отчетностей и контрольных встреч для дистанционного труда рекомендуется упростить до трех действий:
- Индивидуальный срез по целям. Проводится лично с руководителем, дает тот же результат, что и общее собрание, но позволяет освободить время остальных членов группы.
- Планерка по совместным задачам. Используется для обмена информацией по совместным активностям, поддерживает вовлеченность слушателей и несет практическую пользу для каждого участника.
- Обмен новостями. Проводится один раз в две недели, чтобы работники были в курсе крупных событий в компании и стратегических решений, которые влияют на внутренние процессы команды.
