Заявка на подбор персонала: правила и примеры составления

Решили поручить подбор персонала рекрутинговому агентству – потрудитесь над составлением заявки, чтобы деньги за услугу были потрачены не зря. Мы дадим практические советы и подскажем тонкости составления заявки на подбор персонала, которая сработает с максимальным эффектом. Также в статье вы найдете шаблон составления этого документа, который можете применить в своей компании.

Вы узнаете:

• Для чего и кому нужна заявка на подбор персонала.
• Как правильно ее оформить.
• Какие требования к сотруднику прописывать в заявке, а какие не стоит.
• Как описать преимущества компании, рабочего места, мотивационные факторы и заявке на подбор персонала.

Подбор сотрудников многие предприятия стали поручать на договорных условиях специальным агентствам и аутсорсинговым компаниям. Это объясняется желанием сократить расходы на содержание в штате работников, которые занимались подбором ранее. Поиск устаревшими способами не всегда эффективен также с точки зрения информационной составляющей: у предприятия нет таких возможностей, как у профильных компаний, для формирования базы потенциальных работников и способов доведения до них сведений о вакансиях.

Поскольку никакая рекрутинговая фирма не будет заниматься подбором бесплатно, то сказать, какой способ рациональней и экономней, однозначно нельзя. Но если все же работодатель выбрал путь аутсорсинга, он не хочет платить за закрытие одной вакансии несколько раз. Грамотная, подробно составленная заявка позволит быстро найти профессионального сотрудника, действительно такого, который устроит своего непосредственного руководителя и станет полезным членом команды.

Форма заявки на подбор персонала

Заявка на подбор персонала не является документом строгой отчетности, поэтому кадровое делопроизводство не разработало ее унифицированной формы. Она может оформляться как в бумажном, так и электронном виде на сайте рекрутинговой компании. Следовательно, рекрутер решает, какие позиции важны для того, чтобы составить представление о компании-заявителе и требуемой вакансии и качественно справиться с подбором нужного специалиста.

В компании заказчика работодатель дает поручение составить заявку кадровику, секретарю или начальнику подразделения, куда подбирается работник. Он должен поставить задачу перед исполнителем заявки сделать ее максимально полной и корректной, при описании требований использовать профессиональную терминологию, принятую в конкретной деятельности.

Например, в агентство недвижимости нужны риелторы. В функциональных обязанностях нужно прописать: работа с жилищными сертификатами, ипотечными кредитами, векселями, материнским капиталом; взаимодействие с БТИ, ЕГРП, земельным комитетом и т. д.

Важно: Подготовленная заявка должна быть обязательно согласована с руководителем под роспись. Это позволит избежать разногласий в видении требований к сотруднику и укрепить исполнительскую дисциплину подчиненных.

Какие функции выполняет заявка

Какой бы простой на первый взгляд ни была вакансия, составлять заявку при поиске человека на это место необходимо. Этот документ помогает решить несколько задач:

• Работодатель систематизирует свое видение вакансии, требования к функциональным обязанностям и работнику, которого он хотел бы видеть на этом месте. В процессе подготовки заявки могут высветиться скрытые моменты, появится четкое представление, кто действительно нужен компании.
• Заказчик и рекрутер смогут выработать единое понимание заявленных позиций, а в будущем – избежать необоснованных претензий друг к другу.
• Рекрутер будет искать претендентов согласно заявке, соответственно, отсутствие каких-то заявленных качеств, компетенций, условий позволяют отсеивать неподходящие кандидатуры.
• Соискатель будет четко представлять, подходит ли он на заявленную должность, устраивает ли его компания и выставленные ею условия. При отказе также будут четко ясны причины.

Заявка на подбор персонала: образец включает типовые разделы

Общие требования

Функциональные обязанности и требования к соискателям

Пожалуй, этот раздел в подборе сотрудника является ключевым. В нем надо указать все, чем предстоит заниматься, какие задачи выполнять, в том числе и специфические, которые будут выполняться нечасто. Сюда же следует отнести систему, по которой будет оцениваться эффективность работы.

Среди требований к кандидату выделяют следующие:

• демографические параметры – пол и возраст с указанием минимальной и максимальной границ, имеет ли это значение;
• гражданство, место жительства, если это необходимо;
• уровень образования – высшее или средне-специальное с акцентом на сферу (гуманитарное, юридическое, экономическое), в том числе дополнительное образование, курсы повышения квалификации;
• какой стаж работы в данной области нужен, допускается ли отсутствие стажа при условии соответствия большинству других заявленных позиций;
• необходимо ли знание иностранного языка, какого именно, на каком уровне (свободное владение, чтение и перевод со словарем или вообще не требуется);
• требуется ли владение персональным компьютером, на каком уровне, навыки владения какими программами должны быть;
• необходимость загранпаспорта;
• нужно ли иметь водительские права, личный автомобиль.

Если какие-то требования в конкретной должности не будут использоваться в соответствии с функциональными обязанностями, то не стоит их выдвигать. С осторожностью нужно относиться к конкретизации личных качеств соискателя, психологических и поведенческих особенностей. Стоит четко отмечать только то, что действительно нужно в работе. Положим, высокие коммуникативные качества будут важны для журналиста, психолога, но не играют особой роли для бухгалтера. Среди дополнительных требований могут быть уместны, например, знание делопроизводства, умение работать в команде, исполнительность и ответственность, готовность работать в ненормированном режиме.

Если у заказчика есть конкретные пожелания, кого он однозначно не желает видеть на этой должности, то можно отдельной строкой выделить ограничения. Например, судимость или предыдущая работа в определенных отраслях.

Условия работы и мотивационные факторы

В этом разделе помещаются условия сотрудничества работника и работодателя, включая форму работы. Это будет временная занятость или бессрочный договор, с полной или частичной занятостью, основная работа или по совместительству. Сотрудник будет работать в офисе или удаленно, сменный или повременный график, будут ли командировки, в том числе зарубежные. Планируется ли испытательный срок для работника, в каком объеме, какой будет заработная плата в это время и впоследствии, перспективы ее роста. Полный социальный пакет (оплачиваемый отпуск, больничные, пенсионные выплаты) – гарантия государства, но упомянуть об этом будет не лишним.

Чтобы подчеркнуть привлекательные факторы должности, нужно указывать возможные виды оплаты: премии, проценты от продаж, доплаты за особый график, конфиденциальность, компенсации за ГСМ и наем жилья. Также высокими факторами мотивации для сотрудника являются дополнительное медицинское страхование, возможность карьерного роста, возможность пройти профессиональное обучение за счет предприятия, возможность получения выгодных кредитов от компании, ведомственного жилья. Хорошо работает описание рабочего места, особенно если оно качественно оборудовано, соответствует нормам безопасности.

Заявка на подбор персонала: пример

Это примерный вид заявки, справочник с полным набором полей, которые можно использовать частично или полностью в зависимости от вакансии и от пожеланий агентства, которому заявка будет подана. Возможно, HR-менеджер предложит внести в заявку и другие сведения, не стоит отказываться. Сотрудничество с отделом подбора кадров должно быть продуктивным ради главной цели – найти нужного специалиста.