Как правильно провести онбординг в компании

Онбординг – важная часть работы с новыми сотрудниками. Это не просто формальность, а продуманный процесс, который помогает человеку быстро освоиться на новом месте. От его качества зависит, насколько легко новичок вольется в команду и начнет приносить пользу. В статье разберем понятие «онбординг сотрудников»: что это, из каких этапов состоит и как избежать типичных ошибок при его проведении.

Что такое онбординг

Онбординг сотрудников – это комплексный процесс введения нового работника в должность. В переводе с английского (onboarding) термин означает "вхождение на борт" – метафора, хорошо описывающая суть процесса.

Программа онбординга решает несколько важных задач:

• помогает новичку понять свои функциональные обязанности;

• знакомит с корпоративными стандартами компании;

• ускоряет процесс вливания в коллектив;

• снижает стресс от смены рабочего места.

Процесс онбординга в разных организациях может существенно отличаться. В некоторых компаниях это формальная процедура длительностью 1-2 дня, в других – многоэтапная система, растянутая на несколько недель.

Продуктивный процесс введения в должность всегда включает:

• документальное оформление;

• техническое оснащение рабочего места;

• обучение корпоративным стандартам;

• знакомство с коллективом;

• постановку первых рабочих задач.

Особое значение имеет введение в должность руководителя – процесс адаптации менеджеров среднего и высшего звена, который обычно более сложный и продолжительный.

• Что такое пребординг и зачем он нужен

Какова цель онбординга

Цель онбординга – создать условия для быстрого и комфортного погружения в работу нового специалиста компании. Это не просто формальность, а стратегический процесс, влияющий на эффективность работы сотрудника.

Онбординг в компании преследует три ключевые задачи:

• помочь новичку освоить рабочие процессы за минимальное время;

• снизить уровень стресса при переходе на новое место работы;

• ускорить момент, когда сотрудник начинает приносить реальную пользу бизнесу.

Проведение онбординга особенно важно для сложных должностей, где требуется специфическая подготовка. Например, онбординг для новых сотрудников в IT-сфере часто включает не только знакомство с проектом, но и обучение внутренним инструментам разработки.

Хорошо организованный процесс дает измеримые результаты:

• сокращает срок выхода на плановую производительность на 30-50%;

• уменьшает текучесть кадров в испытательный срок;

• повышает лояльность сотрудников с первых дней работы.

Онбординг и адаптация: в чем разница

Хотя термины часто используют как синонимы, онбординг и адаптация – разные этапы вхождения сотрудника в компанию. Онбординг – это, говоря простыми словами, интенсивное погружение в работу, тогда как адаптация – более плавный процесс привыкания.

Основные отличия:

Онбординг для новых сотрудников – это четкий алгоритм действий: от подписания документов до первых выполненных задач. Адаптация же больше касается психологического комфорта и построения отношений в коллективе. 

Система онбординга дает конкретные навыки, а адаптация помогает их применять в долгосрочной перспективе. Например, вводное обучение может включать освоение CRM за неделю, а адаптация – формирование стиля общения с клиентами за полгода.

Как проходит онбординг

Онбординг персонала – это планомерный процесс, требующий тщательной подготовки. Проведение онбординга начинается еще до первого рабочего дня, когда будущий сотрудник получает welcome-письмо с деталями предстоящей работы. В первый день особое внимание уделяется знакомству с коллективом и корпоративными традициями.

Программа онбординга в современных компаниях включает интерактивные форматы – виртуальные экскурсии, геймифицированные квесты по изучению продукта, тренинги по ценностям организации.

Успешная программа интеграции новичков строится на принципе "от простого к сложному". Первые задачи специально подбираются так, чтобы новичок мог быстро получить первый успешный результат. Это повышает его уверенность и мотивацию.

Адаптация новых сотрудников представляет собой комплексную систему поддержки, включающую несколько уровней:

• технический (организация рабочего места, предоставление доступов);

• информационный (базы знаний, инструкции и руководства);

• социальный (программы наставничества);

• профессиональный (обучающие программы и модули).

Для руководящих позиций разрабатывается углубленная программа адаптации с элементами стратегического планирования и знакомством с ключевыми стейкхолдерами. Современные HR-технологии позволяют автоматизировать до 40% рутинных процессов, делая адаптацию более персонализированной.

Этапы онбординга сотрудников

Проведение онбординга в современных компаниях представляет собой сложную систему, состоящую из последовательных этапов. 

Этап 1. Подготовительный (pre-onboarding)

Начинается еще до первого рабочего дня. HR отправляет новичку пакет документов для ознакомления, список необходимых программ и доступов. Онбординг новичка на этом этапе включает в себя заполнение анкет, подписание договора, настройку рабочей почты. В передовых компаниях практикуют предварительное знакомство с командой через корпоративный чат.

Этап 2. Официальное трудоустройство (первый день)

Сотрудник знакомится с:

• офисной инфраструктурой;

• непосредственным руководителем;

• основными коллегами;

• корпоративными стандартами.

Введение новичка в коллектив – это не только формальные процедуры, но и создание позитивного первого впечатления. Многие компании дарят welcome-пакеты с фирменной атрибутикой.

Этап 3. Функциональное погружение (первая неделя)

Новичок получает:

• детальное описание обязанностей;

• доступ к необходимым системам;

• первые практические задания.

Программа онбординга на этом этапе часто включает в себя обучение продуктам компании и внутренним регламентам.

Этап 4. Рабочая интеграция (первый месяц)

Сотрудник:

• начинает полноценно выполнять задачи;

• участвует в планерках и совещаниях;

• получает обратную связь от наставника.

Эффективный онбординг предполагает постепенное увеличение нагрузки и регулярные встречи с HR.

Этап 5. Завершение (по истечении испытательного срока)

Финальная оценка результатов:

• анализ выполненных KPI;

• сбор обратной связи от коллег;

• обсуждение перспектив развития.

У онбординга этапы завершаются формальным переходом сотрудника в статус полноценного члена команды.

Инструменты онбординга

Современные компании используют различные инструменты онбординга, которые помогают ускорить и упростить адаптацию новых сотрудников. Рассмотрим наиболее эффективные из них.

1. Корпоративный портал. Специальная цифровая платформа, где собрана вся необходимая информация для новичка: от правил внутреннего распорядка до инструкций по работе с ключевыми системами. Часто включает базу знаний с ответами на частые вопросы.

2. Чек-листы для руководителей. Детальные списки действий, которые должен выполнить менеджер при вводе нового сотрудника в должность. Включают этапы от подготовки рабочего места до планирования первых задач.

3. Система электронного обучения. Позволяет проводить первичное обучение в удобном для сотрудника темпе. Может содержать интерактивные курсы, тесты и симуляции рабочих процессов.

4. Программа наставничества. Закрепление опытного коллеги за новичком на период адаптации. Наставник помогает разобраться с непонятными моментами и быстрее влиться в коллектив.

5. Геймификация. Использование игровых элементов (баллы, уровни, таблицы лидеров) для мотивации сотрудников в процессе освоения новых знаний и навыков.

6. Автоматизированные welcome-рассылки. Серия писем с полезной информацией, которые новичок получает перед выходом на работу и в первые недели. Могут включать советы, контакты, расписание мероприятий.

7. Мобильные приложения для адаптации. Позволяют сотрудникам в любой момент получить доступ к справочным материалам, пройти мини-тесты, записаться на встречи с коллегами.

8. Видеоинструкции и скринкасты. Наглядные материалы, демонстрирующие работу с корпоративными системами и выполнение типовых задач. Экономят время на обучение.

9. Социальные онлайн-платформы. Специальные внутренние сети для общения сотрудников, где новички могут познакомиться с коллегами, вступить в профессиональные сообщества.

10. Система обратной связи. Регулярные опросы и анкетирование новичков помогают оценить эффективность онбординга в компании и вовремя скорректировать процесс.

Примеры успешного онбординга

Первичное обучение дает измеримые результаты, когда построено как комплексная система. Рассмотрим онбординг на примерах, доказавших свою результативность на практике.

Amazon и VR-тренажеры для складских сотрудников

Компания внедрила инновационную систему адаптации с использованием виртуальной реальности. Новые работники складов отрабатывают все операции в цифровой среде перед выходом в реальные цеха. Это снизило количество ошибок на 45% в первый месяц работы. 

Google и программа Noogler с акцентом на корпоративные ценности

Новички (Nooglers) первую неделю посвящают не столько работе, сколько изучению философии компании. Каждый получает цветную шляпу с помпоном, что помогает коллегам сразу идентифицировать нового сотрудника и оказывать поддержку. Особое внимание уделяется онбординг обучению через систему микрокурсов на внутренней платформе «Grow».

Netflix и их «погружение в свободу»

В отличие от традиционных подходов, Netflix сознательно избегает жестких программ адаптации. Новые сотрудники сразу получают доступ ко всем внутренним документам и системам. Руководители проходят интенсивный курс по принятию решений, основанный на реальных кейсах компании. Такой подход сокращает период привыкания с 3 месяцев до 3 недель.

Airbnb и их «опыт гостя»

Все новые сотрудники обязаны провести первые выходные в качестве гостя через платформу Airbnb. Это помогает лучше понять продукт и ценности компании. Для руководителей предусмотрена программа «Кросс-функциональные знакомства» с посещением всех ключевых департаментов.

Microsoft и «Гибридный подход»

Компания сочетает цифровые и очные форматы. Первые две недели новые сотрудники участвуют в виртуальных турах по офисам по всему миру. Особенность онбординга руководителя – обязательные встречи с 10 ключевыми сотрудниками из разных отделов в первый месяц работы.

Грамотно организованный процесс онбординга новых сотрудников помогает им быстрее влиться в рабочий ритм и начать приносить пользу компании. Внедрение продуманной системы введения в должность снижает текучесть кадров и повышает удовлетворенность персонала с первых дней работы.