Виды делегирования полномочий

Делегирование – незаменимый инструмент в современных реалиях, наполненных огромным потоком информации и задач. В таких условиях руководители не всегда успевают эффективно справляться с поставленными целями и теряют продуктивность. В статье рассказываем, что и как правильно делегировать.

Что такое делегирование

Пытаясь выполнить все самостоятельно, работодатель рискует быстро устать и выгореть. И тогда сил на более важные вопросы может не остаться. Более того, если множество процессов завязано на одном человеке, компания находится под большим риском. Если управляющий, к примеру, заболеет, могут пострадать все процессы. Избежать этого помогает делегирование. Рассмотрим, что означает этот термин. 

Делегирование – это один из инструментов современного менеджмента. Он включает в себя передачу сотруднику определенных задач или обязанностей, а также средств для их выполнения. 

Его цель – равномерное освобождение от необходимости выполнения тех действий, которые могут выполнить другие люди. В результате работодатель получает возможность сконцентрироваться на более стратегических задачах: долгосрочное планирование, формирование крепкой команды и т.д.

Важно, что к делегированию обращаются не только в экстренных ситуациях, когда поджимают сроки. Это регулярный и долгосрочный процесс распределения обязанностей и ответственности в компании для достижения результата «‎руками работников».

Обычно для начала делегируются общие и малозначимые полномочия, которые могут исполнить широкопрофильные специалисты. С ростом задач могут делегироваться более узкие функции, например в юридических, бухгалтерских и других направлениях.

Чем быстрее управленец придет к делегированию, тем быстрее будет расти его дело. И тогда будут в плюсе все:

• делегирующий освобождает время для стратегических целей и улучшает управленческие навыки;
• персонал обретает возможность для профессионального развития;
• улучшается коммуникация между менеджером и подчиненными;
• в компании оптимизируются рабочие процессы, увеличивается скорость обработки заданий.

Можно выделить следующие преимущества делегирования:

1. Можно передать рутинные или сложные дела и освободить время для важных вопросов, которые требуют внимания.
2. На время отпуска или болезни компания стабильна. Команда эффективно решает все вопросы и не останавливает рабочий процесс.
3. Равномерная загрузка отделов позитивно сказывается на работоспособности и качестве работы.
4. Риски срыва дедлайнов и сроков становятся минимальными.
5. Сотрудники обучаются важным навыкам, позволяющим принимать стратегические решения в экстренных ситуациях.
6. Ускоряется темп работы.

Что можно делегировать

Какие дела можно делегировать? Руководитель несет ответственность за 5 направлений:

• планирование;
• организация;
• координирование;
• мотивация;
• мониторинг и контроль.

Передавать их исполнение другим лицам не желательно, так как у них может быть недостаточно для этого навыков. Более того это просто не входит в круг их основных обязанностей.

А вот рутинные и непрофильные задачи делегировать можно и даже нужно. Это те действия, которые:

• не приносит руководителю опыта;
• не развивают компанию;
• не может выполнить управленец из-за недостаточного объема знаний.

Что нельзя делегировать:

• стратегические дела;
• последний этап в найме кадров;
• срочные или рискованные вопросы;
• собрания по вопросам развития фирмы.

Кому нужно делегировать

При распределении обязанностей следует учитывать, что персонал должен не только качественно их исполнять, но еще и профессионально расти. Поэтому распределяя полномочия важно:

1. Учитывать квалификацию специалистов. Если навыков и умений недостаточно, можно отправить их на курсы повышения квалификации, семинары, тренинги. Важно понимать, что на начальных этапах процесс требует как временных, так и денежных затрат.
2. Анализировать загрузку подразделения или определенного человека. Иногда отделы бывают настолько загружены, что времени на новые проекты просто не остается. Порой для решения этой проблемы достаточно расширить штат.
3. Изучить должностные инструкции. Если в них не указаны функции, которые вы хотите передать, то их можно вписать в дополнительное соглашение.
4. Оценить размер заработной платы. Возлагая на кадров больше ответственности, уделите внимание финансовой части.

Виды делегирования полномочий

Принято выделять следующие типы делегирования:

• линейные;
• штабные.

Рассмотрим каждый из них подробно.

Линейный вид делегирования полномочий

Полномочия передаются по цепочки от главного руководителя к нижестоящим менеджерам, а далее к их подчиненным. Этот формат характерен для предприятий со строгой управленческой иерархией.

К примеру, генеральный директор дает поручение управляющим филиалов. Последние, в свою очередь, выбирают ответственных среди руководителей отдела маркетинга, бухгалтерии и т.д. Далее поручение распределяется среди компетентных подчиненных.

Чтобы избежать путаницы важно следовать принципу единоначалия – подчиненный несет ответственность за возложенные функции только перед своим начальником. Принцип имеет и обратное действие – давать поручения работнику может только его начальник.

Также для избежания путаницы требуется учитывать нормы управляемости. Это оптимальное количество кадров, которые могут быть в подчинении у одного человека. Общепринятая норма – 7-10 кадров. На практике величина может меняться в зависимости от квалификации кадров, сферы деятельности, автоматизации процессов. Чем больше работников в подчинении – тем точнее и подробнее должны быть регламенты. Отсутствие структуры приведет к снижению качества результата и разногласиям.

Штабной вид делегирования полномочий

В отличие от линейного типа, штабной не связан с управленческой цепочкой. То есть менеджеры и кадры разных подразделений могут передавать полномочия игнорируя принцип единоначалия.

Существует несколько видов штабных полномочий. Рассмотрим их подробно в таблице.

Также по степени передачи ответственности можно выделить 4 варианта делегирования:

1. Полное. Когда специалист полностью выполняет возложенную обязанность и несет ответственность за ее выполнение перед более вышестоящим лицом. Руководитель при этом полностью освобождается от участия.
2. Ограниченное. Специалист делает работу, но ответственность несет совместно с руководством.
3. Нулевое. Ответственность за проделанную работу несет только управляющий, давший поручение.
4. Оборотное. Подчиняемый поручает полученное задание руководству.

Правила и принципы делегирования 

Искусство делегирования не только можно, но и обязательно нужно осваивать. Без этого компания обречена на провал. Со временем она перестанет расширяться и соответственно потеряет прибыль.

Сделать самостоятельно – не значит добиться цели. Нужно позволить коллегам развиваться и освободить себя от выгорания. Чтобы этого добиться, нужно следовать принципам и правилам делегирования. Рассмотрим их.

Правила делегирования

1. Делегировать может только руководящее звено.
2. Руководящий должен быть уверен, что подчиненный имеет ресурсы для исполнения возложенных обязанностей. При наличии сомнений передачу лучше отложить.
3. За то, как пройдет процесс делегирования и какие результаты будут получены, несет ответственность только начальник. Если подчиненный не справился, начальнику следует задуматься, насколько подробно он все объяснил, хватает ли мотивации и заработной платы, достаточны ли навыки выбранного сотрудника.
4. Относиться с уважением к правам персонала. Запрещено заставлять персонал трудиться вне рабочего времени и делать то, что не указано в трудовом договоре.
5. Не игнорировать возникающие проблемы. Важно прислушиваться к мнению, обсуждать любые просьбы на каждой стадии.
6. Нельзя делегировать только из-за симпатии к человеку. Передавать дела следует только в целях повышения эффективности.
7. Доверять подчиненным. Это повышает как спокойствие управленца, так и уверенность исполнителя.
8. Всегда быть готовым исправить возможные ошибки. Главное, исправлять их только в критической ситуации. Если ее нет, следует подробно объяснить сотруднику, как исправить ошибку самостоятельно.
9. При совершении ошибки важно избегать критики. Эффективнее будет детально разобрать возникшую ситуацию, выявить причины возникновения проблем и совместно подобрать инструменты для их решения. 
10. Успех разделять вместе, а неудачу взять на себя. Решение делегировать только на руководителе. 
11. Не забывать о мотивации и стимулирующих выплатах. Предлагая переступить за рамки должностной инструкции следует увеличить и мотивацию. Этот вопрос должен быть обговорен заранее.
12. Делегировать целый процесс, а не фрагмент работы.
13. Мыслить глобально. Сколько времени можно освободить, если одно из дел будет выполнять обученный специалист?
14. Подробно описывать желаемый результат.
15. Устанавливать дедлайн и даты выполнения. Это позволит вовремя вмешаться в ситуацию, если дедлайны нарушаются.

Принципы делегирования

Если правила, перечисленные выше, соблюдены, а результата нет, установите в бизнесе следующие принципы:

1. Анализ поставленной задачи перед началом ее исполнения.
2. Цель должна быть исполнена в полном объеме.
3. Заранее сообщать о возникших вопросах и проблемах.
4. Предлагать варианты решения трудностей.
5. Запрещено расширенное толкование полномочий.
6. Несогласие с условиями не может стать поводом их несоблюдения.
7. Конкретные факты и аргументы имеют больший вес, чем личное мнение.
8. Креативность и новые решения поощряются.

Вопрос недели