Раньше мой день состоял из бесконечных встреч, переговоров с клиентами и работы над технической документацией. Часто проводил в офисе больше 12 часов, но это не всегда положительно влияло на продуктивность. Например, тратил время на совещания, где обсуждались вопросы, которые не требуют моего вмешательства. Ресурса на планирование и личные дела почти не оставалось.
В 2023 году задумался, как оптимизировать график, чтобы распределить время между множеством проектов, сохранить продуктивность и восстановить баланс работы и личной жизни. В статье расскажу о том, как внедрение бережливого подхода помогло решить эту задачу, а также привнести новые идеи в управление бизнес-процессами компании.
Как было раньше
Полтора года назад работа занимала почти все время. Мой график выглядел следующим образом.
09:00–09:30. Утренняя планерка, обсуждение текущих задач отделов. Хотя в большинстве случаев вопросы могли решаться без моего участия.
09:30–10:00. Проверка и внесение корректив в технические документы. Иногда я зачем-то дублировал работу специалистов.
10:00–11:00. Переговоры с ключевыми клиентами.
11:00–12:00. Встреча с руководителями отделов.
12:00–13:00. Обед, зачастую с обсуждением рабочих вопросов.
13:00–15:00. Стратегическое планирование, прерываемое срочными запросами.
15:00–17:00. Подписание различных документов.
17:00–19:00. Заключительные встречи дня, подведение итогов.
19:00–19:30. Ужин, обычно в офисе или рядом.
19:30–20:00. Телефонные звонки партнерам из других часовых поясов.
20:00–20:30. Проверка электронной почты, ответы на важные письма.
20:30–21:00. Планирование задач на следующий рабочий день.
В результате на личные дела и отдых оставалось катастрофически мало времени.
Вечер вторника посвящал ребенку, отводил его в спортивную секцию. Эти моменты были важны для нас обоих. В пятницу, когда работа позволяла, приглашал гостей на семейный ужин. Это были редкие, но ценные встречи. Зимой по воскресеньям, один-два раза в месяц, катался на горных лыжах — это было особое время для отдыха и перезагрузки.
4 часа в день освободил автор статьи благодаря внедрению цифровых инструментов.
Шаг 1. Познакомился с бережливым подходом и переосмыслил значение времени
Первым шагом на пути к оптимизации личного графика стало детальное изучение бережливого подхода и его принципов, таких как кайдзен (непрерывное улучшение), канбан (визуализация работы) и 5S (организация рабочего места).
Начал с чтения основополагающих книг, которые дали теоретическую базу и понимание принципов данного подхода:
- «Бережливое производство: Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании» Дж. Вумека и Д. Джонса;
- «Дао Toyota: 14 принципов менеджмента ведущей компании мира» Дж. Лайкера.
Прошел онлайн-обучение на разных международных образовательных платформах:
- Oxford Executive Leadership Programme — программа Оксфордского университета на платформе edX, которая дала глубокие знания в области лидерства;
- курсы по применению бережливых методик в бизнес-процессах на платформах Coursera, MIT OpenCourseWare, Khan Academy и edX.
Выбор платформ и курсов был обусловлен высоким качеством и доступностью мировых знаний, возможностью гибкого обучения в удобное время. Часть программ была бесплатной, часть — платной.
Пригласил наставника из Pepsi, который помог мне освоить теоретические аспекты бережливого подхода, дал практические советы по внедрению изменений в личный график и деятельность компании. Работа с наставником обошлась в 2,5 млн руб. за полтора года.
Что дало. Переосмыслил ценность времени, научился более осознанно подходить к работе и личной жизни. Понял: чтобы рационально распоряжаться временем, важно научиться анализировать этот ресурс. Это как с финансами: многие бизнесмены ежедневно ведут дневник расходов, чтобы понимать, сколько денег и на что они тратят. Точно так же нужно четко знать, на что тратишь каждую минуту, выявлять и устранять процессы, которые не приносят ценности.
2,5 млн руб. потратил Павел Машкин на работу с наставником из Pepsi за полтора года.
Шаг 2. Проанализировал рабочий день и делегировал задачи
Чтобы избавиться от лишних дел, провел анализ рабочего дня по методике Time Tracking. В течение двух недель записывал все свои действия, указывая, сколько времени трачу на каждое из них. Это помогло визуализировать график и выявить дела, которые отнимают много времени, но не стоят этих затрат.
Основывался на двух критериях: применима ли моя уникальная компетенция и важно ли мое участие с точки зрения стратегических целей организации. Дела, не соответствующие обоим критериям, передал подчиненным. Например, перестал участвовать в оперативном решении технических вопросов, составлении техдокументации, отказался от контроля всех этапов разработки оборудования.
Что дало. Начал больше доверять команде, распределил задачи между подчиненными, перестал контролировать каждый их шаг. У сотрудников появилась возможность проявлять инициативу и брать на себя ответственность, профессионально развиваться.
Шаг 3. Заменил совещания на «стоячие встречи»
Пересмотрел график регулярных встреч, оставил лишь самые необходимые. Ежедневные оперативные совещания с отделами заменил на краткие еженедельные митинги, или «стоячие встречи», которые не отнимают больше 15 минут. Проведение летучек стоя психологически способствует быстрому и целенаправленному обсуждению.
Заранее составляем четкую повестку с ключевыми вопросами, которые необходимо обсудить. Участники приходят подготовленными и сразу приступают к сути. Я лично или назначенный модератор контролируем соблюдение временных рамок и повестки. Организацию и проведение регулярных встреч, посвященных мелким техническим вопросам, делегировал заместителям.
Что дало. Число встреч с моим участием сократилось с 10–15 до 5–7 в неделю, что снизило уровень стресса и повысило продуктивность.
Читайте также в Системе Генеральный Директор:
Шаг 4. Внедрил цифровые инструменты для быстрой работы
Trello, Asana — для управления проектами. Программы позволяют создавать доски, списки и карточки для организации и приоритизации проектов и задач. С помощью этих инструментов распределяю задачи между сотрудниками, отслеживаю прогресс. Визуальное представление работы помогает команде быть в курсе статуса проектов и быстро реагировать на изменения.
Power BI, Tableau — для визуализации данных. Инструменты позволяют автоматизировать процесс создания отчетов, обеспечивая быстрый доступ к ключевым показателям и аналитике, что сокращает время сбора, обработки и представления данных. Раньше на составление отчета уходило до 3 часов, теперь — всего 30 минут.
Slack — для коммуникации. Корпоративный мессенджер позволяет сократить количество электронных писем, обеспечивает быструю обратную связь и обмен информацией в реальном времени. Каналы в Slack организованы по проектам и темам, что облегчает поиск необходимой информации и обсуждение конкретных вопросов.
Платформы Google Drive, Microsoft Teams — для совместной работы над документами, таблицами, презентациями. Программы значительно ускоряют процесс сбора, анализа и обработки информации.
Jira — для совместной работы над проектами. Систему Jira можно настроить под специфику деятельности конкретной команды или проекта, с ее помощью можно создавать задачи, назначать исполнителей, устанавливать сроки и приоритеты, отслеживать процесс выполнения в реальном времени.
Корпоративный инструмент Confluence — для совместной работы c документами и базами знаний. Инструмент позволяет командам создавать документы и обмениваться ими в удобной форме. Подходит для хранения техдокументации, руководств, обучающих материалов и другой информации, которая должна быть доступна всем членам команды. Jira и Confluence можно интегрировать друг с другом, что упрощает переход от планирования к выполнению задач.
Zoom, Microsoft Teams — для онлайн-совещаний и встреч. Программы позволяют эффективно организовывать общение с командой или клиентами независимо от местоположения.
Что дало. Раньше 70 процентов рабочего дня уходило на участие во встречах, оставшиеся 30 процентов занимали утренние планерки и проверка документов. После внедрения цифровых инструментов освободил четыре часа. Участвую только в ключевых мероприятиях, остальные совещания перевел в цифровой формат.
Общение с клиентами и партнерами сократилось на 40 процентов благодаря видеоконференциям и использованию CRM. Система электронного документооборота позволила сократить время на подписание документов с 2 часов до 30 минут.
Шаг 5. Оптимизировал рабочее место
Убрал со своего стола ненужные предметы, кипы бумаг. Раньше стол был буквально завален документами, возникало ощущение хаоса, это отвлекало от работы и мешало сосредоточиться.
Уделил должное внимание и эргономике рабочего места: подобрал «правильное» кресло, отрегулировал его высоту, добавил в кабинете освещение. Расставил вещи, которые помогают расслабиться, вдохновляют. Например, растения, поделки сына, семейные фотографии.
Что дало. Рабочее место стало комфортным, теперь меньше устаю. За тот же период времени, что и раньше, выполняю больший объем задач.
Результат
После внедрения новшеств в управление временем и задачами рабочий день кардинально изменился. Текущий распорядок выглядит так.
07:00–08:00. Утренняя зарядка или короткая прогулка — настраиваюсь на предстоящий день.
08:00–09:00. Завтрак с семьей. Прежде редко мог позволить себе такое удовольствие из-за раннего начала рабочего дня.
09:00–12:00. Рабочий блок, который посвящен важным встречам и планированию.
12:00–13:00. Обеденный перерыв и прогулка на свежем воздухе.
13:00–16:00. Рабочий блок, включающий в себя управление проектами и коммуникацию с командой через цифровые инструменты.
16:00–17:00. Время для переписки, планирования и подготовки к следующему дню.
17:00–19:00. Время с семьей.
19:00–21:00. Личное время. Посвящаю его чтению книг, лыжному спорту.
Стал продуктивным как в профессиональной, так и в личной жизни. Решил проблемы со здоровьем. И в целом чувствую себя счастливее.
