Алена Сидоренко, генеральный директор компании «Смартлидс», Санкт-Петербург
Наша компания десять лет работает удаленно. Изначально дистанционный формат был необходимостью, так как на момент основания в штате трудились лишь два человека, снимать офис было нецелесообразно. Вскоре стало понятно: такая модель для нас удобна и экономически выгодна, а потом удаленка и вовсе стала трендом. Вместе с тем в первые годы работы столкнулись с серьезными проблемами, так как обеспечить эффективность и контроль удаленного бизнеса непросто. В статье расскажу, какие ошибки допустили, как их исправили и какого результата добились.
Ошибка № 1. Не контролировали время работы сотрудников
Сначала строили взаимоотношения исключительно на доверии. Но столкнулись с тем, что многие люди представляли удаленку чем-то вроде самозанятости: выполняют задачи когда хотят, отвлекаются на домашние дела – например, гуляют с собакой или готовят ужин. В таком режиме сложно выполнить и половину поставленных задач в нужный срок и качественно. Например, один контент-менеджер часть рабочего времени тратил на то, чтобы заказать еду на дом и обновить гардероб. О таких вещах узнали позже, когда создали систему контроля.
Как исправили
Добавили в админпанели запись логов. Логи – это список действий пользователя. В любое время можно посмотреть, что и когда сотрудник делал в админке. Большие временные интервалы бездействия вызывают вопросы, уточняем, какие рабочие задачи сотрудник выполнял.
Также установили на компьютеры Crocotime – программу для отслеживания рабочего времени. В систему внесли сайты, с которыми сотрудник должен работать непосредственно. Если человек заходит на сайты, которые не имеют отношения к его работе, например, на сайт знакомств, приложение это фиксирует. Как и паузы в движениях мышки.
Читайте также в Системе Генеральный Директор:
Всех сотрудников предупреждаем, что за ними следят. Ответственный – старший специалист в своем направлении. Поначалу для многих такой формат непривычен, психологически давит то, что за человеком «подсматривают». Но через месяц люди привыкают, лучше концентрируются на процессе. Некоторые сотрудники отмечали, что без системы контроля им сложно организовать работу из дома.
Недобросовестных коллег теперь вычисляем быстро.
Однажды сотрудник сделал так, чтобы мышка все время двигалась, пока он занимался личными делами. В системе мониторинга складывалась идеальная картинка: человек не отвлекался ни на минуту, что физически невозможно. В личном разговоре работник сознался в обмане – его уволили.
Еще один хитрец решил заблокировать просмотр URL-адресов в одном из браузеров. Мы видели, что в Chrome задачи выполняются, но не могли посмотреть через нашу программу, на какие сайты сотрудник заходил в Opera, доступ был запрещен. Попросили раздать права, сотрудник признался, что в другом браузере во время работы смотрел фильмы. В целом внедрение систем контроля помогло увеличить производительность персонала в два раза: если до этого контент-менеджер вел 100-150 рекламодателей, то теперь на одного человека приходится 250-350 клиентов.
Николай Витязев, эксперт Системы Генеральный Директор (Актион Управление)
В решении Системы Генеральный Директор совместно с руководителями российских компаний подробно описали, как контролировать сотрудников, чтобы избежать неприятных сюрпризов в работе.
Ошибка № 2. Работали без регламентов
По мере роста коллектива возникала путаница с обязанностями, люди не понимали, кто за что отвечает. Например, контент-менеджеры ходили по сайтам в поисках промокодов хаотично, без четкого плана. Не было понимания, какие новые магазины добавлять, каких рекламодателей проверять в первую очередь, что делать, если акций вообще нет. В итоге страница не наполнялась нужными купонами, позиции в поисковиках снижались, как и трафик. Мы теряли клиентов и не могли привлекать новых.
Как исправили
Создали регламенты, где детально прописали, что и как должен делать сотрудник, зоны ответственности. Так, для контент-менеджеров разработали инструкции по поиску и анализу информации на сайтах, регламент по работе с текстовыми материалами, с партнерскими ссылками. Такова специфика нашей деятельности – монетизация происходит благодаря переходам пользователей по ссылкам. В таск-менеджере руководитель ставит для подчиненных задачи на неделю, детально прописывая, что надо выполнить, и фиксирует сроки.
Ошибка № 3. Плохо отбирали кандидатов на собеседовании
В вакансиях компании стоит пометка, что работа дистанционная. Это привлекает больше кандидатов. Проверяли: если убрать метку, число откликов снижается вдвое. В то же время большой поток соискателей создает дополнительные проблемы. Четкой системы отбора у нас не было, изначально с кандидатами проводили только интервью. Потом поняли: так сложно получить представление о практических навыках или индивидуальных особенностях человека. В итоге большая часть новичков не проходили испытательный срок, мы теряли деньги и время.
Как исправили
Ввели обязательное тестирование для соискателей на определенные должности. Кандидатам на вакансию контент-менеджера предлагаем выполнить тест на внимательность и логику, который состоит из трех заданий.
Первое задание: сравнить два столбца и отметить различия.
Несмотря на кажущуюся легкость задачи, только 10% соискателей находят все различия. Результат помогает понять, насколько внимателен человек. Это важно, так как количество ошибок в работе контент-менеджера влияет на качество выполнения заказа в целом.
Второе задание: найти за полторы минуты целые слова в тексте с «абракадаброй».
Упражнение позволяет определить, насколько у соискателя развито умение сканировать информацию глазами за максимально короткий срок. Если есть проблемы, то проверка 300 рекламодателей за неделю будет непосильной задачей, хотя это стандартный объем в нашей практике.
Третье задание – проверка логического мышления. Даем пример, каким образом была собрана партнерская ссылка из двух исходных. Соискателю необходимо понять, какие изменения произошли, а затем собрать новую ссылку по аналогии.
Кандидаты на должности выше линейного персонала решают бизнес-кейсы и проходят тестирование на оценку потенциала. Пользуемся готовым сервисом компании «Экопси Консалтинг», который анализирует уровень критического мышления, мотивацию к развитию и лидерству, социальный интеллект, амбициозность, настойчивость, инициативность.
После внедрения жесткой системы отбора кандидатов число успешно прошедших испытательный срок увеличилось вдвое. Текучесть в течение двух лет снизилась с 76 до 19% в год. На данный момент она и вовсе минимальная – в пределах 15%.
Татьяна Кутузова, главный редактор Системы Генеральный Директор (Актион Управление)
Проанализируйте резюме до встречи с кандидатом. Это поможет выявить неподходящих кандидатов, сократить количество безрезультатных собеседований, а также даст возможность более качественно подготовиться к собеседованию – составить вопросы, оценить уровень кандидата и т. д. На что обратить внимание в резюме – узнайте в решении Системы Генеральный Директор.
4. Не уделяли внимание сплочению команды
Основная часть сотрудников работают в компании много лет. Но с приходом новичков возникла задача сплочения коллектива, мягкого слияния новых людей и «старичков».
Однажды приняли на работу редкого специалиста. Однако новый сотрудник за два месяца так и не нашел ни с кем общий язык. Пытался ввести свои правила, спорил, конфликтовал с коллегами. Постарались сделать его работу максимально автономной, проводили беседы, но в итоге с человеком пришлось расстаться. Ошибка была в том, что мы не уделяли достаточного внимания вопросу адаптации. Между тем именно на удаленке этот вопрос чрезвычайно важен.
7 деловых игр, которые помогут сплотить коллектив
Командная работа позволяет эффективно решать задачи, вовлекает сотрудников в дела компании. Но единство в коллективе не появляется само по себе. Между людьми возникают трения, сбои в общении, недопонимание. Поэтому этим процессом надо руководить. В рекомендации Системы Генеральный Директор предлагаем варианты упражнений, чтобы подружить членов коллектива. Они помогут сотрудникам больше узнать друг о друге, чтобы вместе достигать целей компании.
Как исправили
Для мягкой адаптации ввели традицию: просим новичка написать десять интересных фактов о себе. Информация сохраняется в общем файле, где собраны и красиво оформлены истории «старичков». Предоставляем доступ к этому файлу каждому новобранцу, таким образом он знакомится с коллективом заочно.
В корпоративном мессенджере Slack создали канал Random, где неформально общаемся, обсуждаем проблемы. Стали проводить онлайн-игры («Мафия», «Экивоки», CashFlow), мини-корпоративы, конкурсы. Например, конкурс отзывов на книги из корпоративной библиотеки. Победителя определяем по старинке: печатаем имена участников и бросаем в шляпу. Награда счастливчику – денежная премия. Корпоративные мероприятия стараемся проводить раз в квартал.
Еще одна фишка, которая помогает сплотить коллектив, – внутренняя валюта «смарткоин», которую можно обменять на мерч компании. «Смарткоинами» сотрудники могут поблагодарить коллегу за поддержку, а руководители – поощрить подчиненных за выполнение трудных задач, за идеи, которые помогут бизнес-процессу или компании в целом. Благодаря всем этим мерам новички быстрее адаптируются и вливаются в дистанционный коллектив.
Ещё 5 способов повысить эффективность сотрудников на удаленке и не вогнать их в стресс в рекомендации Системы Генеральный Директор >>>
Результат
Вовремя осознав ошибки, смогли из маленького стартапа вырасти в надежную компанию, которой доверяют 10 тыс. партнеров. Среди постоянных клиентов: «Ситилинк», AliExpress, Kassir.ru. Мы создали 11 проектов, многие из которых входят в топ-10 своей отрасли. В 2021 году заняли первое место по посещаемости среди промокодных сайтов на территории СНГ. И все это в режиме дистанционной работы. Главное – понимать, сколько задач сможет выполнить сотрудник за день, неделю, месяц, мягко контролировать выполнение этого объема и при этом создавать комфортные условия, чтобы контроль уходил на второй план, а доверие было залогом успешной работы и хорошей атмосферы в коллективе.
