Фотография рабочего времени: образец заполнения

Работники любой компании в течение рабочего дня получают задания, которые необходимо выполнить в определённый промежуток времени. Но иногда случается так, что задача не решена. Это может быть в силу разных причин: неясность цели, недостаточно опыта, большая нагрузка, устаревшие технологии или сотрудники могут просто тратить рабочее время на личные дела. Для установки истинных причин необходимо исследовать проблему.

Что такое фотография рабочего времени

Фотография рабочего времени – метод, позволяющий изучить распределение времени конкретного сотрудника путем наблюдения, измерения и документирования всех без исключения затрат времени на выполнение рабочих операций и других дел в течение рабочего дня. Цель фотографии рабочего времени – определение затрат времени на каждую операцию, выявление и анализ причин невыполнения заданий и оптимизацию трудового процесса в целом.

Метод практически не имеет недостатков. Недостатки, как правило, связаны с человеческим фактором. Это ошибки в замерах затраченного времени, некорректное заполнение форм и неточности в расчетах. Может сыграть свою негативную роль и субъективный подход специалиста, который впоследствии будет проводить аналитику временных затрат. 

Метод фотографии рабочего времени позволяет понять сколько времени уходит у сотрудника на определенный вид работы, как много времени тратят разные сотрудники на выполнение одного и того же функционала, можно ли увеличить производительность труда и за счет чего, нужно ли упростить какие-либо из бизнес-процессов или делегировать их другим отделам, как установить нормы производительности труда и выявить причины невыполнения этих норм и т.д.

Виды фотографии рабочего времени

Они выделяются в зависимости от цели и числа объектов наблюдения.

• индивидуальная фотография рабочего времени – определяет затраты времени отдельными исполнителями, что позволяет изучить работу с максимальной степенью детализации.
• групповая фотография рабочего времени – фиксирует деятельность нескольких сотрудников, связанных между собой рабочим процессом. Используется для дальнейшего рационального распределения обязанностей между членами группы.
• самофотография – проводится, когда сотрудник самостоятельно выполняет замеры времени своей деятельности. Часто используется как фотография рабочего времени руководителя.
• комплексная карта фотографии рабочего времени – дает возможность выявить взаимосвязь отдельных производственных процессов, изучить производственный ритм работы, определить степень рационального использования оборудования, разработать конкретные мероприятия, направленные на рост эффективности труда. В данном случае группа наблюдателей изучает работу отдела, бригады, цеха или предприятия в целом, что позволяет охватить всю совокупность производственных процессов или их значительную часть.

Чтобы получить более объективные и достоверные данные, чаще проводят комплексные фотографии рабочего дня на протяжении нескольких дней, недели или даже месяца.

Как организовать работу в режиме гибкого рабочего времени

В рекомендации Системы Генеральный Директор – порядок и особенности применения режима гибкого рабочего времени, а также документы, которые помогут его установить.

Установить режим гибкого рабочего времени

Цели и результаты фотографии затрат рабочего времени

1. Определение структуры рабочего времени, выявление наиболее затратных операций и видов работ.
2. Изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу для постановки задач, оценки эффективности сотрудника, поиска оптимальных способов организации труда.
3. Установление норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда. Причем метод ФРД применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм.
4. Выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но отдельные сотрудники их регулярно не выполняют, то с помощью фотографии рабочего дня можно выявить причины такой ситуации.
5. Выявление потерь рабочего времени. Фотография затрат рабочего времени позволяет определить, на каких этапах рабочего процесса происходят потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации работы, нерационально выстроенной технологией или недобросовестностью сотрудников.
6. Совершенствование процесса организации труда на предприятии. ФРД позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны.
7. Оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции - это отличная возможность оценить его уровень профессионализма и мотивацию.

Провести фотографию рабочего времени стоит в несколько этапов

Этап 1 – подготовка

Устанавливаются цели проведения фотографии рабочего дня. Исходя из поставленных целей, определяются методика и форма фотографии рабочего времени. Подготовительный этап также предполагает подготовку (инструктаж и обучение) наблюдателей. От подготовки во многом зависят полученные результаты.

Перед началом наблюдения нужно определиться, что именно считать нарушением трудовой дисциплины: чаепития в рабочее время, беседы с коллегами на посторонние темы и другие поглотители времени часто необходимы для поддержания нормальной обстановки в коллективе. Во избежание недоразумений по этому поводу рекомендуется правила внутреннего трудового распорядка изложить в письменной форме, согласовать с коллективом и профсоюзной организацией. Принимая на работу новых сотрудников, необходимо ознакомить их с этими правилами.

Если задача фотографии рабочего времени – контроль соблюдения персоналом правил внутреннего трудового распорядка, то процедуру можно проводить одновременно у группы работников (группировка сотрудников по структурному подразделению или по типу выполняемых работ). Нарушения трудовой дисциплины будут заметны сразу.

Если нужно выявить потери рабочего времени, оптимизировать бизнес-процессы компании, то фотографию рабочего дня нужно проводить индивидуально для каждого работника, тщательно фиксировать выполняемые им операции, взаимодействие с другими сотрудниками и структурными подразделениями.

Также на первом этапе необходимо определиться, сообщать ли сотрудникам результаты фотографии рабочего времени и в каком виде, или компании предпочтёт придумать легенду для внедрения наблюдателя.

Надо заранее согласовать бланки, чтобы правильно отразить в них необходимую информацию, особенно если исследование будет проводиться одновременно в нескольких структурных подразделениях или разными наблюдателями.

Этап 2 – проведение фотографии рабочего времени

Фотографирование ведется по текущему времени. Результаты замеров заносят в специальную форму. В 1 и 2 столбцах наблюдатель фиксирует время начала и окончания каждого нового действия или бездействия. В 4 столбце он описывает действия, в 5 вносит перечень оборудования, необходимого для выполнения работы. Каждая запись показывает либо то, что делал работник, либо то, чем было вызвано его бездействие.

Каждый элемент работы или перерыва нужно оформлять отдельно. Особенно четко следует отличать элементы работ по обслуживанию рабочего места, а также перерывы в работе с учетом их характера и причин. При этом колонки 1, 2, 4, 5 наблюдательного листа заполняются непосредственно в процессе наблюдений, а колонки 3, 6 – при обработке результатов фотографии.

Этап 3 – обработка фотографий рабочего времени

На этом этапе таблица фотографии рабочего времени позволяет классифицировать каждый элемент в загрузке сотрудника:

ОВ – общее время работы;

ПЗ – организация рабочего места и заключительные работы;

ОП – оперативное время (время непосредственного выполнения заданий);

ОЛН – затраты времени на отдых и личные дела;

НТД – нарушения правил трудовой дисциплины (опоздания, самовольные отлучки с рабочего места, преждевременный уход с работы и др.).

Фотография рабочего времени: образец заполнения

На основе полученных данных создаётся баланс фотографии рабочего времени:

Расчет коэффициента К1:

К1(ПЗ) = 45 / 540 × 100 % = 8,3%

К1(ОП) = 405 / 540 × 100 % = 75%

К1(ОЛН) = 90 / 540 × 100 % = 16,7%

Нормативный баланс при этом устанавливается на каждом предприятии индивидуально и зависит от функционала работника.

Этап 4 – анализ результатов и принятие решений

На основе полученных данных делаются выводы и разрабатываются рекомендации по устранению выявленных недостатков.

В примере выше анализ фотографии рабочего дня показал достаточно высокий уровень соблюдения трудовой дисциплины. При этом специалист по закупкам тратит около 30 минут каждый день на составление отчета о проделанной за день работе. Это достаточно значительные затраты времени, поэтому, вероятно, стоится задуматься об автоматизации отчётности. Кроме этого, много времени уходит на ксерокопирование и сканирование документов, отправку и приемку электронной почты, архивирование документов, составление простых отчетов и текстовых документов, что возможно, тоже стоит как-то оптимизировать на усмотрение руководства компании.

Фотография рабочего времени и хронометраж рабочего времени – различия

• Фотография рабочего времени предусматривает заранее установленные формы/таблицы/протоколы. Сама процедура фотографии рабочего времени регламентирована в соответствующих документах за подписью ответственных лиц. При проведении хронометража сотрудник сам решает, как будет его вести, где записывать, кому показывать.
• Хронометраж предполагает анализ временных затрат за определенный промежуток времени. Можно не ограничиваться временем рабочего дня, а провести хронометраж всего дня, целых суток, недели и так далее.
• Фотография рабочего дня – более официальное и формализованное мероприятие. Инициатором проведения фотографии рабочего дня выступает, как правило, работодатель (отдел кадров, HR, менеджер по персоналу и т.д.).
• Если работник занят на производстве, где каждый день проводит одну и ту же операцию, то для анализа фотографии будет достаточно провести 1–2 замера, чтобы в полной мере оценить эффективность его работы. Хронометраж в этом случае более длительная процедура.

Вопрос недели

Что делать, когда получены результаты фотографии рабочего времени

Заполнение фотографии рабочего времени и интерпретация результатов во многом зависят от должности и профессии. Нагрузка повара напрямую связана с количеством посетителей. И если повар пьет чай в подсобке, то может быть и не его вина, а руководства, которое не смогло привлечь аудиторию в заведение. Фотография рабочего времени бухгалтера, экономиста, менеджера отдела продаж зависит от сроков отчётности, подготовки сделки, участия в тендере или выставке. В разные периоды необходимо предварительно изучит существующее распределение обязанностей. И только с учётом нагрузки можно объективно сделать выводы об использовании сотрудниками рабочего времени и внести необходимые корректировки в их работе. Проведение фотографии рабочего дня для водителей и экспедиторов  трудоемкий процесс, который большинство компаний стараются возложить на современные технологии. Тем не менее, анализ простоев поможет лучше понять их причину и возможно отказаться от услуг некоторых поставщиков, которые регулярно срывают сроки погрузки. Ведь это прямые убытки.

Планирование рабочего времени: 10 методов, которые повысят вашу эффективность

Фотографию рабочего дня можно проводить силами самой компании в целях экономии или доверить этот процесс специализирующейся на этом фирме. Очень важно, чтобы фотография дня рабочего времени принималась сотрудником как реальный инструмент-помощник. Ведь это поможет сотруднику найти нужный work-life баланс и правильно распределить свое время, избежав переработок и усталости. Кроме того, результаты фотографии можно использовать для решения вопроса о продвижении по службе, награждения и премирования.

При грамотном применении процедура способна показать сотруднику, где ему можно улучшить собственную эффективность. Часто этот инструмент подсвечивает пробелы: например то, сколько времени сотрудник тратит в день на социальные сети и интернет. Фотография рабочего времени рабочего на производстве позволяет показать сотрудникам, как лучше оптимизировать своё время, поэтому не должна использоваться лишь как инструмент наказания.