Как составить KPI для руководителя: формулы и примеры

Глава коммерческого подразделения в компании – одно из важнейших лиц, поскольку от него зависит успешность бизнеса. В задачи начальника входят десятки разноплановых активностей, но лишь некоторые из них прямо влияют на результат. Чтобы система работала, необходимо их рассчитать и контролировать с помощью инструментов мониторинга. О том, как это сделать, поговорим в этой статье.

Что входит в KPI руководителя отдела продаж

Оплата труда начальника складывается из тех же частей, что и у его подчиненных: оклад + показатели эффективности. Это справедливый подход, который позволяет специалисту чувствовать себя защищенным, но вместе с тем ощущать постоянное желание активно развивать сбыт.

Основное требование к коэффициенту полезности заключается в его принципиальной достижимости, поскольку инструмент мотивации помогает компании зарабатывать больше.

Проводя консультации, я неоднократно сталкивался с нарушением этого пункта, например, когда цель по выручке выше, чем объем рынка в регионе, или сильно выше свободного сегмента. Такой подход приведет к обратному результату – люди не видят смысла прилагать усилий для работы над тем, что не выполнимо.

Есть еще три важных критерия для проверки показателя:

• Прозрачность

В расчетах не должно быть сложных формул, по которым сотрудник самостоятельно не сможет вычислить свой заработок. Премия привязывается к конкретной сумме дохода или к количеству привлеченных клиентов.

• Синхронизация с планами компании

KPI руководителя должны быть продолжением задач, которые фирма ставит перед собой на уровне учредителей. Типичный пример взаимоисключающих пунктов: «наверху» в качестве приоритета установлено извлекать «прибыль», а для начальника в регионе – увеличивать клиентскую базу любой ценой, в том числе через скидки.

• Доступность коллективу

Лидерство главы коллектива падает, когда его менеджеры вынуждены работать под давлением, но при этом наблюдают своего босса, занятого оформлением несложных отчетов.

Примеры KPI

Воспользуйтесь готовыми шаблонами KPI для разных категорий сотрудников, которые подготовили эксперты Системы Генеральный Директор.

Скачать примеры >>

При разработке эффективной системы KPI вам пригодятся полезные инструкции.

Примеры показателей для KPI руководителя отдела

• Прирост выручки

Этот критерий позволяет управлять приростом и развитием клиентской базы региона. В большинстве известных систем мотиваций используется как основной, но с наличием коэффициента по чистой прибыли (ЧП).

• Количество закрытых сделок

Актуален для предприятий, у которых в рамках минимального чека получается хороший % чистого дохода. В качестве разновидности применяется в виде зачета по чекам, включающим определенный высоко маржинальный товар.

• Выполнение целей по прибыли

Это основной показатель в KPI руководителя отдела, поскольку от него зависит работа всей организации. В крупных корпорациях, глобальный план задается для всей организации, включая непрофильные подразделения, чтобы каждый сотрудник своей деятельностью старался влиять на результат.

• % от сбыта клиентам

Применяется к различным типам заказчиков: новым, постоянным, возобновившим работу. Учредители управляют вниманием начальников коммерческих подразделений через изменение соотношения долей в расчете премии, направляя их на необходимый аспект деятельности.

• Реализация фокусных продуктов

Вывод на рынок изделия может принести огромный доход, но специалисты редко проявляют энтузиазм в продвижении. Это связано с реакцией клиентов на неизвестный товар – она осторожная, сомнений в переговорах очень много. Критерий в KPI мотивирует руководителя отдела к дополнительному контролю менеджеров в этом направлении.

• Средний чек

Влияет на объем сбыта в организациях со стабильным потоком лидов. Например, за месяц в подразделение обращается 1000 заказчиков с общим объемом закупок 1000 000 рублей. Если увеличить среднюю сделку всего на 10%, компания получит дополнительно 100 000 рублей прибыли.

_{Пример KPI для руководителя в строительной компании}

Как рассчитать KPI сотрудников отдела продаж

Внедрение системы ключевых показателей эффективности требует предварительного анализа и разработки с учетом долгосрочной стратегии компании. В данном случае логическая взаимосвязь важнее остальных моментов, потому что план всего предприятия достигается только в случае 100% выполнения работниками своих функций.

Каскадный подход наиболее оправдан при расчете целей торгового подразделения. Он позволяет связать коллектив в единую команду, где каждый участник чувствует личное участие в достижениях. Общая цифра выставляется для директората исходя из результатов прошлого года, а далее распределяется между регионами и сотрудниками. Например, KPI коммерческого директора может состоять из следующих пунктов:

• оборот, прибыль;
• заключение эксклюзивных соглашений с дилерами или поставщиками;
• расширение территории присутствия;
• вывод новинок на рынок (проникновение относительно общего объема);
• увеличение доли присутствия фокусных изделий в портфеле компании (в денежном выражении);
• рост клиентской базы финансово и в количестве;
• открытие торговых точек согласно плану развития;
• оборачиваемость продукции (устанавливается согласно допустимой по расчету нормы).

С учетом указанных пунктов формируется KPI руководителя отдела продаж, который может различаться по составу для каждого региона. Это связано с тем, что в реалиях рынка цели легко перевыполнить в одной области и очень сложно реализовать в другой. Мотивация начальника коммерческого подразделения, отталкиваясь от примера выше, может выглядеть так:

• % от прибыли;
• привлечение клиентов (в количестве и в деньгах);
• реализация новых продуктов (от 10 до 80% от АКБ);
• сбор дебиторской задолженности (в зависимости от срока просрочки);
• возобновление отношений с ушедшими покупателями;
• заключение контракта с федеральной сетью.

Все пункты направлены на исполнение задач продвижения, которые учредители поставили перед руководителем коммерческой службы. Глава сбыта на месте сам определяет, как будет выполняться фокусная работа – самостоятельно или посредством делегирования подчиненным. Рассчитать и «спустить» цели ниже он может с помощью матрицы KPI менеджера по продажам, рассмотрим пример алгоритма для расчета:

• Выбрать варианты критериев, соответствующих заданиям начальника

Для того варианта, что мы рассмотрели, оптимальным будет задать четыре цифры: по прибыли, привлечению новых покупателей, сбору дебиторской задолженности и выручке от сбыта новинок.

• Установить вес для показателей

Он указывает, какой из критериев важнее лично продавцу и для руководителя отдела продаж, например, реализацию плана по ЧП можно оценить в 50% премии, а все остальное по 10-15%. Еще один подход к планированию – денежное исчисление. Задача выражается в сумме валюты, которую сотрудник должен заработать для фирмы.

• Донести до специалистов порядок оценки результата

Лучше всего для этого подходит прогрессивная шкала, поскольку она помогает стимулировать линейный персонал без финансовых потерь со стороны организации. Выглядит она следующим образом:

Как вести мониторинг выполнения целей

Когда данные занесены в программу, наступает время отслеживать динамику работы по ним. Делать это стоит на ежедневной основе, поскольку только так получится корректировать работу для реализации KPI. Чтобы не заниматься подсчетами в ручном варианте, задачи добавляются в CRM-систему и разбиваются на дневную норму.

Дополнительно контролируется рейтинг по активностям менеджеров, поскольку успех напрямую зависит от сформированной воронки из входящих лидов и исходящих контактов. В CRM вносятся данные по:

• холодным звонкам;
• принятым обращениям;
• встречам с клиентами;
• оформленным предложениям;
• счетам и реализациям.

На регулярной основе руководитель отдела продаж соотносит KPI и текущее состояние показателей. К примеру:

В коллективе ООО «Абсолют» 10 сотрудников, а ежемесячный план по прибыли равен 10 млн рублей. Если разбить его на части для менеджеров, получится по 1 млн на человека. Чтобы узнать цифру ежедневной задачи, нужно разделить его на количество рабочих дней. Предположим, в текущем месяце их 22, тогда специалист должен приносить 45 500 рублей ЧП, что и будет минимальным объемом на день для контроля в CRM или другими способами.