Как грамотно оформить записи об увольнении в трудовой книжке

Вы узнаете:

• Как заполнять трудовую книжку при увольнении сотрудника.
• На основании каких документов вносятся отметки в трудовую.
• Какие существуют особенности внесения отметок об освобождении от должности.
• Какие распространенные ошибки допускают, заполняя трудовую при увольнении.
• Когда отдавать работнику трудовую книжку.
• Что будет, если задержать трудовую книжку.

Каждый нанимать вносит свои записи в трудовую книжку работника. Какие именно записи вносятся в трудовую при увольнении, как правильно оформить освобождение сотрудника от должности, рассказываем в этом материале.

Заполнение трудовой книжки при увольнении

В трудовой книжке отражается информация о работе сотрудника в организациях, позволяющая подтвердить трудовой стаж при назначении пенсии. В связи со значимостью этого документа, основные нормы его заполнения определены законодательно Трудовым кодексом РФ:

• Записи в трудовую книжку при увольнении должны заноситься в обязательном порядке, если сотрудник проработал в фирме больше 5 суток. Сотрудник вправе попросить нанимателя о внесении записей в документ при работе по совместительству.
• Записи делаются черной, синей либо фиолетовой пастой.
• Все отметки необходимо пронумеровывать, проставляя порядковый номер. Его требуется указывать арабскими числами. После номера пишется дата освобождения от должности.
• Первая страница документа должна включать личные данные сотрудника.
• На первой странице должна стоять печать организации, которая сделала для сотрудника трудовую книжку. Без печати документ могут признать не имеющим юридической силы.
• Каждая отметка о трудоустройстве должна содержать запись об освобождении от должности.
• Работник отдела кадров вправе заносить в трудовую отметки об определении непрерывного стажа либо исключении периодов, не входящих в него.

Важно: Нельзя зачеркивать отметки в трудовой книжке (не распространяется на личные данные сотрудника). Это запрещено действующими нормами.

Документы, на основании которых вносятся отметки в трудовую

Трудовой кодекс РФ и инструкция по занесению информации в трудовые книжки определяют, что отметки нужно делать, основываясь на письменно составленных указах руководителя и подтверждающих документах:

• Документ первоначально оформляется на основании паспорта и диплома.
• Отметка о трудоустройстве ставится на основании выпущенного указа о принятии в организацию (обязательно нужно указывать его реквизиты).
• Отметка о прекращении трудовых взаимоотношений ставится после издания указа об освобождении от должности.
• Сведения о переводе заносятся на основании указа о переводе.
• В документе должна стоять отметка о прохождении службы в армии (проставляется на основании военного билета).
• Если работник повышал квалификацию, информация об этом заносится в трудовую на основании документа об образовании.

Важно: Фирма может изменить свое название. Информацию об этом требуется отразить в трудовой книжке сотрудника, не присваивая записи номера. Основанием является указ руководства об изменении названия предприятия.

Особенности внесения отметок об освобождении от должности

Заполнение трудовой книжки при увольнении по инициативе сотрудника подразумевает внесение такой отметки: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, п. 3 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Образец заполнения трудовой при увольнении по собственному желанию:

Отпуск с дальнейшим освобождением от должности по инициативе сотрудника считается одним из частных случаев увольнения по собственному желанию. Отметка проставляется по аналогичным правилам. Основной особенностью тут считается то, что дата освобождения от должности и дата выпуска указа отличаются.

Образец заполнения трудовой при увольнении после отпуска:

Ошибки заполнения трудовой при увольнении

Все ошибки, допускаемые кадровыми специалистами при занесении отметки об увольнении в трудовую, можно поделить на ошибки общего плана и ошибки, которые связаны с составлением записи:

• Занесение отметки зеленой, красной или иной цветной пастой. Для занесения отметки в документ можно применять гелевую / шариковую ручку с пастой черного, синего или фиолетового цвета.
• Использование сокращений любого типа.
• Неправильно сформулированное основание освобождения от должности.
• Не заверенная отметка об освобождении от должности. После внесения отметки кадровый специалист должен подписать документ с расшифровкой. Печать проставляется при наличии.
• Отсутствие подписи сотрудника, подтверждающей ознакомление с документом.

Как снизить затраты при увольнении сотрудника

Когда происходит увольнение сотрудника, компания несет определенные затраты.

С помощью статьи электронного журнала «Генеральный Директор» вы сможете рассчитать сумму этих затрат и максимально ее снизить.

Рассчитать и снизить затраты

Когда отдавать увольняемому сотруднику трудовую книжку

В Трудовом кодексе установлено, что заполненную трудовую книжку с отметкой об освобождении от должности требуется отдавать сотруднику в день ухода с работы.

Однако данное правило не действует, если работник уходит в отпуск с последующим освобождением от должности. В подобной ситуации сотрудник фактически числится в фирме во время пребывания в отпуске. Выдавать зарплату и трудовую книжку необходимо в последний день до ухода в отпуск.

• Выплаты сотруднику при увольнении + формула расчета компенсации

Важно: Законодательно запрещено задерживать трудовую книжку по каким-либо причинам.

Что будет, если задержать трудовую книжку

Закон не только не позволяет организациям задерживать у себя трудовую сотрудника после освобождения от должности, но и определяет наказания за подобные действия:

• Если компания задерживает трудовую сотрудника после его увольнения, она несет материальную ответственность, так как не дает ему возможности трудоустроиться в другую организацию. В такой ситуации за весь срок, пока у сотрудника не было трудовой, бывший наниматель должен предоставить ему зарплату за каждый день задержки.
• Сотрудник в судебном порядке может затребовать компенсировать моральный вред.
• За задержку трудовой книжки на компанию может быть наложен штраф (до 50 000 ₽).

Вывод

Зная, как сделать запись в трудовой книжке об увольнении, вы получаете возможность правильно провести процедуру освобождения сотрудника от должности.

Соблюдайте все правила увольнения работников, прописанные в законодательстве, чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией.