Проверка контрагента: подробная инструкция для руководителя

Вы узнаете:

• Каких проблем поможет избежать проверка контрагента.
• На какие данные контрагента обратить внимание при проверке.
• Что значит «должная осмотрительность» при выборе контрагента.
• Какие онлайн-сервисы помогут выполнить проверку контрагента.

По статистике, около 10 % сделок со сторонними организациями являются проблемными. Узнайте, как проверить контрагента и избежать проблем с налоговой.

Нужна ли проверка контрагента

Официально понятий «недобросовестный контрагент» или «проблемный контрагент» не существует. Их нет ни в гражданском кодексе, ни в налоговом. Однако в судебных разбирательствах периодически появляются термины «отсутствие должной осмотрительности» и «проблемный контракт».

Фирмы-однодневки, выступающие в качестве контрагентов, наносят солидный ущерб государству и налогоплательщику. В первом случае ущерб состоит в уклонении от уплаты налогов. Во втором – организации придется каким-то образом доказать, насколько обоснована полученная налоговая выгода при возврате налога на добавленную стоимость.

Налоговая выгода может признаваться необоснованной в случае, если налоговый орган докажет в установленном законом порядке, что налогоплательщик не проявил должную осмотрительность и осторожность в выборе контрагента, и что представители фирмы должны были знать о нарушениях, которые допускает контрагент. Кроме этого, налоговый орган должен предоставить доказательства недобросовестности заявителя и наличия умысла на получение необоснованной выгоды.

Материал для скачивания:

Неверный выбор и отсутствие проверки контрагента часто являются причиной отказа в вычетах налога на добавленную стоимость и в учете налоговых расходов.

Какие документы контрагентов проверяются в первую очередь

Проводя проверку, в первую очередь необходимо затребовать у контрагента пакет документов. Он включает:

• Копию устава фирмы.
• Копию свидетельства о государственной регистрации.
• Копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе
• Копию паспорта директора фирмы
• Бухгалтерскую отчетность за последний год.

Все документы тщательно проверяются и анализируются. На основании проверки делаются соответствующие выводы о надежности контрагента.

Что проверить при сотрудничестве с иностранными контрагентами

Прежде чем начать работу с иностранным партнером, обязательно проверьте его на благонадежность. В этом вам поможет алгоритм от электронного журнала «Генеральный Директор».

Смотреть алгоритм »

Что значит «должная осмотрительность» при проверке контрагента

Необходимо не только провести необходимую проверку, но и собрать доказательства того, что вы это сделали. Если в дальнейшем будет судебное разбирательство, с помощью собранных доказательств вы сможете подтвердить, что ваша организация проявила в выборе контрагента должную осмотрительность.

Согласно Письму ФНС РФ от 23.03.2017 N ЕД-5-9/547@, налогоплательщик не проявляет должную осмотрительность в следующих случаях:

• При отсутствии личных контактов руководства при составлении и подписании договоров, обсуждении условий поставок и т. д.
• Если в компании нет копии документа, удостоверяющего личность руководителя фирмы-контрагента, а также документального подтверждения полномочий этого лица.
• При отсутствии сведений о местоположении фирмы-контрагента, а также размещении складов, производственных и иных площадей и т. д.
• Если нет информации о том, имеется ли у партнера необходимая лицензия (в случае заключения сделки в рамках лицензируемой деятельности), разрешение на выполнение определенных работ.
• Если отсутствует информация о том, как вы получили сведения о контрагенте (реклама, наличие рекомендаций, официального сайта фирмы и т. д.)
• Если нет информации о прохождении государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ.

Первичная проверка контрагента: на что обращать внимание

Проверка контрагента происходит в несколько этапов. В первую очередь нужно убедиться, что компания зарегистрирована в установленном законом порядке и осуществляет свою деятельность. Это можно сделать несколькими способами.

Проверка ИНН

В первую очередь нужно убедиться, что ИНН поставщика не является случайным набором чисел, а действительно предложит компании, с которой вы собираетесь заключить сделку. Каждый ИНН имеет свой алгоритм, и фальшивый номер ему вряд ли будет соответствовать. Для проверки алгоритма можно воспользоваться любой бухгалтерской программой – если номер не будет соответствовать определенному алгоритму, появится ошибка.

Кроме этого, проверить подлинность ИНН, а также принадлежность его конкретной фирмы можно с помощью сайта ФНС.

Проверка ЕГРЮЛ

Свидетельство о государственной регистрации подтверждает факт существования компании как юридического лица и налогоплательщика. Следует учитывать, что с января 2017 года при регистрации ИП и других компаний выдается не само регистрационное свидетельство, а лист записи заданного реестра – ЕГРЮЛ для юридических лиц и ЕГРИП для индивидуальных предпринимателей.

Для проверки свидетельства или листа записи можно как запросить копии документов в самой компании, так и воспользоваться сайтом ФНС.

Для подтверждения того, что организация действительно зарегистрирована и на данный момент не снята с учета, можно запросить свежую выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Проверка бухгалтерии

Для оценки деятельности компании-контрагента стоит запросить у нее баланс на последнюю отчетную дату. Желательно, чтобы баланс уже имел отметку налоговых органов. Документы можно как затребовать непосредственно в компании, так и сделать запрос в официальные органы.

С помощью баланса можно сделать ряд выводов о деятельности компании:

• Фирма активно работает и сдает отчетность в установленные законом сроки.
• Компания ведет хозяйственную деятельность.
• У организации есть средства. Если компания имеет минимальную стоимость активов, небольшой уставной капитал и непогашенные долговые обязательства, стоит задуматься, имеет ли смысл давать ей, к примеру, товарный кредит. Также можно сравнить сумму планируемой сделки со средними оборотами компании: низкие обороты могут свидетельствовать о том, что контрагент укрывает какую-то часть доходов.

На основе бухгалтерских данных можно проанализировать финансовую устойчивость компании и ее деятельность.

Данные контрагента при проверке: на что обращать внимание

Есть несколько основных критериев, на основании которого можно сделать вывод о фирме-однодневке. Один из них – массовый адрес регистрации. В Письме Министерства финансов от 14.11.2017 № 03-12-13/75024 содержится информация, что если поданные сведения об адресе юридического лица не являются достоверными, регистрирующий орган может отказать в регистрации. Адрес массовой регистрации является основанием для дальнейшей проверки данных в ЕГРЮЛ. Уточнить массовость можно на сайте service.nalog.ru/addrfind.do.

Массовость адреса можно проверить на сайте ФНС с помощью специального сервиса, сверяющего адрес, вводимый пользователем, с перечнем известных массовых адресов.

Фактическое местонахождение компании

Сам по себе факт несовпадения юридического и фактического местонахождения ничего не говорит о фирме-контрагенте. По статистике, около восьмидесяти процентов российских фирм расположены не по официальному юридическому адресу. Однако при комплексной проверке контрагента это один из важных факторов, после анализа которых принимается решение о сотрудничестве.

Проверить соответствие фактического и юридического адреса можно при непосредственном визите. Благодаря этому можно не только уточнить, где именно располагается офис потенциального контрагента, но и оценить само помещение, производственные, складские и торговые площади и т. д.

Нарушения законодательства

Налогоплательщик должен собирать доказательства проявленной «должной осмотрительности». Одним из таких доказательств будет запрос в налоговую инспекцию с просьбой предоставить данные об исполнении контрагентом своих налоговых обязательств. Здесь стоит учитывать, что инспекция может и не ответить – она не обязана предоставлять такие данные по запросу налогоплательщика. Однако уже сам факт запроса будет свидетельствовать об осмотрительности.

Запрос необходимо отправить заказным письмом с уведомлением. В этом случае у вас на руках будет экземпляр описи и уведомление. Можно также обратиться непосредственно в канцелярию налоговой инспекции и сохранить копию запроса с пометкой о его принятии.

Арбитражные споры

Арбитражные дела, в которых участвовала компания, позволяют не только оценить ее осмотрительность, но и проанализировать ее деловую репутацию и работу на рынке. Так, если компания ранее выступала фигурантом в делах о незаконных схемах уклонения от налогов, в дальнейшем это может быть рассмотрено судом как свидетельство вины налогоплательщица. Если фирма-контрагент часто нарушает свои обязательства, и это подтверждается арбитражными исками, это также повод подумать о целесообразности дальнейшего сотрудничества.

Ознакомиться с основной информацией по судебным тяжбам можно с помощью картотеки арбитражных дел на сайте Высшего Арбитражного суда (ВАС). Забив в поисковую строку наименование, ИНН или ОГРН контрагента, пользователь получает список дел с комплектом процессуальных документов и информацией о том, в какой стадии находится судебное разбирательство.

«Массовость» руководителя

Наряду с массовыми адресами существуют и массовые руководители. Это также может свидетельствовать о том, что компания является однодневкой.

Уточнить, сколько фирм было учреждено руководителем компании, какие из них работают и какие прекратили свою деятельность можно на сайте ФНС. Если человек является учредителем множества фирм, большая часть из которых прекратила свое существование – это повод подумать.

«Черный список» ФНС: что это и как его использовать

Федеральная налоговая служба составила собственный «черный список» дисквалифицированных лиц. В данном случае под дисквалификацией понимается административное наказание, заключающееся в том, что лицо лишается ряда прав, в частности, права на управление юридическим лицом, права занимать руководящие должности или входить в совет директоров.

В качестве основания для дисквалификации могут выступать любые незаконные действия:

• Преднамеренное банкротство
• Фиктивное банкротство
• Сокрытие личного имущества, а также имеющихся имущественных обязательств
• Фальсификация документов и т.д.

Во избежание проблем из-за сотрудничества с дисквалифицированными лицами, стоит проверить потенциального контрагента через сервис на сайте Федеральной налоговой службы.

Проверка документов при заключении сделки

Не всегда есть возможность личного участия в заключении сделки. С точки зрения налоговых органов это означает, что налогоплательщик не проявил осмотрительность. Во избежание недоразумений и если невозможны личные контакты, необходимо собрать все данные об обстоятельствах заключения сделки – кто занимался переговорами, работал с товаром и т. д.

В процессе заключения сделки необходимо тщательно проверить все документы. Это позволит избежать возможных претензий со стороны налоговых органов. На этом этапе следует:

• Уточнить адрес, который указан в документах фирмы-контрагента.
• Просмотреть документы поставщика на предмет отсутствия логических противоречий.
• Проверить документы на предмет соответствия налоговому кодексу и иным законодательным актам.
• Сравнить подписи на документах. В случае, если несколько различных подписей проставляется от имени одного лица, документы следует исключить: впоследствии ИФНС может заявить об их фиктивности.

Полная проверка контрагента: пошаговая инструкция

Чтобы проверить контрагента, независимо от того, юридическое это лицо, ООО или ИП, потребуется выполнить ряд действий. Разберем их пошагово.

• Электронная проверка фирмы. На этом этапе можно воспользоваться общедоступными электронными сервисами, которые предлагает налоговая служба. На сайте http://nalog.ru проверяется правоспособность фирмы-контрагента по реквизитам, названию, ИНН, ОГРН. Если компания отсутствует в реестре, заключать с ней договор не рекомендуется. Здесь же можно проверить, своевременно ли компания сдает отчетность, есть ли решение о ее исключении из реестра и т. д.
• Запрос документов, которые подтверждают правоспособность партнера, а также его способность выполнить работу. Это позволяет минимизировать налоговые риски. При необходимости можно затребовать для изучения как устав и иные учредительные документы, так и сведения о транспортных или иных средствах, в зависимости от того, в какой отрасли заключается договор. Все копии заверяются подписью и печатью (у юридических лиц – обязательно, у ИП – при наличии).
• Если документы подписывает не руководитель, налогоплательщик должен проверить доверенность. Если компания находится в другом регионе, все перечисленные документы можно затребовать в электронном виде.
• Позаботьтесь о том, чтобы была очевидна обоснованность выбора контрагента. Проверяющие нередко интересуются, на основании чего была выбрана именно эта фирма. Стоит сохранить коммерческое предложение, переписку, прайсы и любую информацию о фирме, полученную из онлайн- или офлайн-источников. Кроме этого стоит убедиться, что компания не входит в число юридических лиц, связь с которыми по юридическому адресу невозможна.
• Уточнить, есть ли у партнера налоговая задолженность, можно в федеральной налоговой службе, сделав запрос через официальный сайт. Однако стоит продублировать запрос в территориальный орган, где зарегистрирован контрагент.
• Наряду с запросами в ФНС, стоит уточнить у контрагента, привлекалась ли компания или учредитель к налоговой ответственности. Нелишне также затребовать копию аудиторского заключения за истекший год.
• После выезда на юридический адрес компании необходимо составить акт. Документ подписывается минимум двумя сотрудниками.

Офлайн-проверка фирмы-контрагента

Ни один интернет-сервис и заочное изучение не заменят личного знакомства с компанией. Для этого стоит убедиться в том, что компания не скрывает адрес своего фактического расположения и посетить его. Также нужно познакомиться с руководством фирмы-контрагента и обсудить все условия дальнейшего сотрудничества непосредственно с ним.

Стоит лично убедиться в том, что компания готова выполнять все условия договора. Этот момент можно уловить лишь в ходе личных переговоров, наблюдая за тем, как ведет себя руководство фирмы. Если компания спешит с заключением сделки, переводит разговор с обсуждения реальных условий на низкие цены – это уже повод насторожиться.

Также нужно лично убедиться, что все условия, которые прописаны в договоре, выполнимы. Для этого необходимо оценить его производственные мощности, уточнить, сможет ли он укладываться в сроки изготовления продукта, доставки, реализации.

Онлайн-ресурсы для проверки контрагента

Перед заключением сделки следует пройти по всем инстанциям и уточнить добросовестность фирмы-партнера.

• ЕГРЮЛ – http://egrul.nalog.ru. Здесь можно провести налоговую проверку юридического лица и получить выписку по ИП. Достаточно знать ИНН или название компании. С помощью этого же сайта можно удостовериться в том, что предприниматель не исключен из реестра как недействующий или дисквалифицированный.
• База судебных дел – http://kad.arbitr.ru. Здесь можно уточнить, участвует ли компания в судебных разбирательствах и в каком качестве – истца или ответчика.
• База http://fssprus.ru – сайт приставов, где можно уточнить, есть ли у фирмы крупные долги, подлежащие взысканию.
• Росреестр – http://rosreestr.ru, где можно уточнить параметры здания, заявленного в качестве юридического адреса.
• Сервис для проверки контрагента – https://www.1cont.ru/.

Всегда ли проверка контрагента гарантирует отсутствие рисков

Даже если вы будете соблюдать вышеуказанные рекомендации, риск того, что вашу налоговую выгоду признают необоснованной, не исчезает окончательно. Он может стремиться к минимуму, но не отсутствует полностью.

Даже если контрагент первого звена кристально чист перед законом, претензии могут предъявляться ко второму, третьему и т. д. звеньям – всего предусмотреть невозможно. Однако взвешенный подход к выбору партнера позволит избежать многих проблем и нервотрепок.

• Если вы только начинаете работать с определенной компанией, оформите пробную поставку небольшой партии товара. Это позволит оценить, как фирма относится к выполнению своих обязанностей, и понять, можно ли ей доверять серьезные заказы.
• Регулярно проводите сверки расчетов. Благодаря этому вы сможете не только отследить, насколько своевременно исполняются обязательства по договору, но и подтвердить собственную добросовестность в глазах налоговой службы.
• Если у вас нет возможности наладить личный контакт с генеральным директором фирмы-контрагента, составьте письменный запрос о встрече и получите письменный аргументированный отказ. Это также послужит признаком вашей добросовестности и осмотрительности. Если обсуждение условий и подписание договора происходит без участия руководителя компании, следует не только просмотреть все документы, но и удостовериться в том, что представитель фирмы имеет полномочия на подписание столь важных документов.
• Обращайте внимание и на банк, где компания имеет расчетный счет. Если банк небольшой и малоизвестный, это повод задуматься: нередко фирмы-однодневки – это «дочерние предприятия» таких финансовых организаций.