Что входит в административные расходы предприятия

Административные расходы есть на каждом предприятии: это затраты на управление и обслуживание. Сюда входит аренда помещений, зарплата сотрудников и другие расходы, не связанные напрямую с производством. Расскажем подробнее, что в них входит и как их считать.

Что входит в административные расходы предприятия

Административные расходы – это те издержки, которые не имеют прямой взаимосвязи с производственным процессом. Их также называют общехозяйственными. Они направлены на обслуживание компании, а также удовлетворение ее непроизводственных потребностей и повседневной деятельности. В конечном итоге они должны принести предприятию положительный эффект. 

Простыми словами это те траты, цель которых – улучшить деятельность бизнеса. Они есть в любой организации, в какой сфере она бы не находилась.

Административные расходы включают в себя такие издержки, как:

• заработная плата, бонусы и премии руководителя, а также других сотрудников, не связанных с производством и реализацией продукции; 

• страховые взносы с заработной платы перечисленных выше специалистов;

• аренда офиса и других помещений непроизводственного значения; 

• оплата услуг провайдера, сотовой связи, облачных сервисов;

• представительские издержки;

• оплата услуг охранного агентства;

• обслуживание транспортных средств;

• покупка канцелярии и расходных материалов;

• услуги почты, типографии;

• коммунальные платежи;

• судебные отчисления, консалтинговые услуги, юридические консультации;

• подбор кадров.

Далеко не все непроизводственные затраты можно назвать административными. Например, к ним нельзя отнести затраты отдельного подразделения, не приносящие пользу другим отделам и фирме в целом. И наоборот, отчисления, нацеленные на удовлетворение потребностей отдельного подразделения, благоприятно влияют на всю организацию. А значит, их можно отнести к административным.

Административные расходы – вид затрат, дающий позитивный эффект в конечном результате. То есть если вы вложите дополнительные деньги в рекламную кампанию, это увеличит спрос на вашу продукцию. Это приведет в росту объема производства. Таким образом, административные расходы косвенно влияют на общую производительность предприятия.

Как сформировать бюджет административных расходов

Для управления административными расходами важно учесть, что их объем не должен превышать 5% от всей выручки. Превышение этого показателя говорит о наличии проблем в организации. В таких ситуациях следует проанализировать траты всех отделов и определить причины нецелесообразного использования финансов.

Для эффективного формирования бюджета таких затрат необходимо вычислить следующие показатели:

• соотношение непроизводственных отчислений и совокупной выручки;

• процент административных трат по каждому отделу или подразделению;

• сумму всех не операционных издержек.

Такие затраты не имеют прямой связи с процессом производства и реализации. Однако они имеют тенденцию к повышению даже при ухудшении экономического состояния организации. Именно поэтому для их дальнейшего снижения при формировании бюджета необходимо тщательно изучать каждый пункт и учитывать абсолютно все услуги сторонних организаций.

Как рассчитать административные расходы

Для расчета административных расходов можно использовать несколько способов. Рассмотрим их более детально.

1. Способ прямого назначения затрат соответствующему отделу или сфере деятельности. Например, оплата труда маркетолога относится к административным издержкам маркетингового отдела.

2. Способ пропорционального распределения по определенному показателю. Например, по объему реализации, количеству работников и т.д. Этот способ применяют в случае, если затраты сложно отнести к определенному отделу.

3. Способ поглощения, используемый по отношению к тратам, которые невозможно отнести к определенной продукции.

При расчете важно убедиться в целесообразности проведения платежей. Например, оплата почтовых услуг, может быть проведена как для рабочих, так и для личных целей, не относящихся к трудовой деятельности. Наглядным примером также можно назвать использование канцелярии. Для оптимизации издержек на их покупку можно внедрить финансовые лимиты.

Рассчитывая подобный вид издержек, необходимо детально проанализировать траты в таких сегментах, как:

• канцелярия;

• транспорт;

• цифровые технологии и ПО;

• аренда помещений;

• обслуживание компьютерной техники;

• судебные издержки;

• аутсорсинг и консалтинг;

• аудиторские проверки;

• банковское обслуживание.

Методы формирования административных расходов компании

Выделяют несколько методов, которые позволяют вести формирование счета административных расходов. Рассмотрим их подробнее.

Метод 1 – когда имеется определенное процентное ограничение. Например, процентная величина издержек по отношению к объему сбыта или по отношению к фонду заработной платы производственных отделов. 

На сегодняшний день этот метод пользуется слабой востребованностью. Автоматизация рабочих процессов привела к сокращению рабочих мест на производстве. При этом число специалистов на руководящей должности осталось таким же. Соответственно, процент управленцев по отношению к производственным работникам стал выше. 

Есть и другая причина. Из-за автоматизации стало сокращаться количество рабочих, задействованных на производстве. При этом объем производимых товаров стал расти. Это привело к необходимости привлечения большего количества специалистов-продажников – тех, кто будет искать клиентов, а также расширения управленческого состава. Все это приведет к увеличению издержек, связанных с зарплатным фондом.

Метод 2 – когда издержки прошлого отчетного периода постфактум индексируются на показатель инфляции. Используя этот метод, следует учитывать варьирование рабочих процессов. Например, когда за прошлый год в компании были открыты новые филиалы.

Метод 3 – когда затраты закрепляются за итоговым значением. К примеру, административное бюджетирование зависит от оборота организации. Хотя этот метод нравится многим управленцам, его сложно воплотить в реальность.

Метод 4 – когда формирование бюджета осуществляется только на основании подписанных документов с указанием конкретных сумм для оплаты канцелярии, аренды и т.д.

Бухгалтерский учет административных расходов

Административные расходы в бухгалтерском учете отображаются каждый месяц в счете 26 «Общехозяйственные расходы». Начисление происходит по дебету данного счета. Допустим:

• дебет 26 кредит 70 – начисление заработной платы финансовому директору;

• дебет 26 кредит 60 – учтены платежи по сотовой связи;

• дебет 26 кредит 02 – произошло начисление амортизационных средств по аренде офисных помещений;

• дебет 26 кредит 10 – учтены платежи за канцелярские товары.

По окончании каждого отчетного периода счет закрывается. Далее с него списываются все затраты, в том числе административные. Для закрытия обычно используют один из следующих способов:

• абсолютное включение платежей в себестоимость;

• директ-костинг.

Каждая компания выбирает способ, который ей наиболее подходит. Обязательных условий для закрытия счета нет.

Методы оптимизации административных расходов

Есть несколько рекомендаций для оптимизации переменных административных расходов компании. Рассмотрим их более детально:

• сокращение командировочных и представительских трат, ограничение издержек во время рабочих поездок;

• рационализация офисных платежей: пересмотр почтовых, сотовых, канцелярских подрядчиков, выбор более доступных тарифов;

• создание и утверждение регламента издержек с детальной информацией по лимитам и ограничениям для всех категорий сотрудников;

• введение графика рабочих поездок;

• снижение стоимости аренды зданий и помещений путем переговоров или поиска новой недвижимости;

• переход на удаленный или гибридный формат работы для сокращения коммунальных платежей;

• покупка нового офисного оборудования, которое отличается энергоэффективностью;

• сокращение административного персонала;

• передача определенных задач на аутсорсинг;

• внедрение автоматизации, переход на облачные сервисы;

• сокращение издержек на рекламу и печатные изделия.

Распределение платежей по отделам и подразделениям – важный этап в оптимизации административных расходов. То есть в компании должно быть строго задокументировано: какой отдел и сколько может потратить на непроизводственные траты.

К оптимизации данной расходной статьи следует относиться как к регулярной задаче. Компания должна регулярно возвращаться к этому вопросу во избежание утечки финансов. Оптимизация должна быть комплексной, постепенной и обдуманной. Не следует резко сокращать штат сотрудников и полностью переходить на автоматизацию.