Как составить коммерческое предложение на английском – этапы, фразы и образец

Для взаимодействия с иностранными партнерами коммерческое предложение чаще всего составляется на английском языке, поскольку он является универсальным для большинства организаций. Однако языковой барьер нередко становится проблемой при составлении такого документа. В статье рассмотрим, как правильно подготовить коммерческое предложение на английском языке и как выглядит его образец.

Что такое коммерческое предложение по-английски

Текст коммерческого предложения на английском языке составляется сотрудником отдела, ответственного за развитие деловых отношений с партнерами.

Письмо включает в себя ряд обязательных элементов, которые делают документ соответствующим стандартам деловой переписки. Текст должен содержать сведения, которые понадобятся получателю для заключения сделки.

К обязательным элементам, которые содержатся в любом коммерческом предложении, в том числе и на английском, можно отнести следующие:

• Наименование организации, отправляющей коммерческое предложение.
• Контактные данные – точный адрес, телефон, электронная почта.
• ФИО и должность сотрудника, который отправляет письмо.
• Текст коммерческого предложения для дальнейших переговоров с потенциальным партнером.

Если коммерческое предложение сопровождается дополнительными документами, правовыми или нормативными актами, приложите к нему специальный бланк, на котором будут ссылки на документы.

Основная проблема заключается в переводе текста коммерческого предложения на английский язык, поскольку содержание письма для иностранных партнеров ничем не отличается от тех, которые вы направляете русскоговорящим организациям. Единственное различие в том, что коммерческое предложение на английском имеет менее официальные, разговорные, эмоционально окрашенные фразы и слова – например, extremely («чрезвычайно»), truly («действительно») или very («очень»).

Если российские коммерческие предложение отличаются привлекательным дизайном, то англоязычные достаточно часто выглядят проще – иностранные компании пишут их на стандартных листах без графического оформления.

В работе с иностранными контрагентами используют предложение о сотрудничестве, предложение о товарах и услугах и ответ на письмо-предложение.

• Предложение о сотрудничестве. Cоставляется, если одна организация предлагает другой взаимовыгодное сотрудничество.
• Предложение товаров и услуг. Текст содержит описание привлекательных характеристик продуктов и их конкурентных преимуществ, а также выгоду от сотрудничества с вашей организацией. Для этого используются фразы, вроде We would like to present you… («Мы бы хотели представить вам…») или We wish you would pay attention to… («Нам бы хотелось, чтобы вы обратили внимание на…»).
• Ответ на письмо-предложение. Такой документ составляют в процессе переписки с потенциальным партнером, когда получатель реагирует на письмо – он либо соглашается с предложением, либо отказывается от него.

Грамотный подход к составлению коммерческого предложения на английском языке поможет предпринимателю зарекомендовать себя как надежного, компетентного и ответственного представителя мирового рынка.

Как выглядит образец коммерческого предложения на английском и как его составить

При составлении коммерческого предложения сперва определите проблему, которую потенциальный партнер или заказчик хочет решить. Далее – следуйте алгоритму.

Шаг 1. Определите содержание и дизайн КП

Включите в коммерческое предложение:

• Информацию о вашей собственной организации и ее конкурентных преимуществах.
• Знания о проблемах клиента. Покажите получателю, что вы разбираетесь в своей отрасли и в его проблеме.
• Ценообразование и методы работы. Ответьте, каким образом проблема будет решена и какие на это потребуются финансовые затраты.

На титульной странице отобразите название и контактные сведения организации, ее логотип.

Вместе с коммерческим предложением направьте сопроводительное письмо с краткой информацией о вашей компании, ее историей, преимуществами перед конкурентами и ответами на важнейшие вопросы клиента. В конце письма оставьте контактные данные.

Шаг 2. Добавьте оглавление и резюме

Если коммерческое предложение длинное по объему, используйте оглавление. Оно поможет сориентировать клиента.

Коммерческое предложение в электронном варианте может содержать оглавление в виде ссылок.

Шаг 3. Сформулируйте предложение, укажите методы работы и преимущества вашей компании

Сделайте обзор на предлагаемые вами решения, результаты реализации проекта и временные рамки его осуществления. Подчеркните, почему именно ваша организация является наиболее подходящей для выполнения этих целей и какие именно преимущества получит партнер.

Сформулируйте предложение таким образом, чтобы заранее предвосхитить любые вопросы, которые могут возникнуть у получателя. Например:

Перевод:

«С помощью наших услуг вы сможете развить свой бизнес, привлекая крупный трафик на ваш сайт и тем самым увеличивая продажи. Благодаря анализу конкурентоспособности и проведению SWOT-анализа мы можем предоставить вам рекомендации, способствующие увеличению эффективности вашей работы. К нашим услугам относятся:

• Маркетинговый анализ рынка.
• Разработка логотипа.
• Разработка сайта.
• Настройка таргетированной рекламы.
• SMM-продвижение».

Как вести деловые переговоры с клиентами и партнерами

Николай Витязев, эксперт Системы Генеральный Директор (Актион Управление)

Эксперты Системы Генеральный Директор совместно с руководителями успешных российских компаний выпустили подробный путеводитель по переговорам. Здесь есть все: от подготовки к встрече и правил делового этикета до методик ведения переговоров с инвесторами и чиновниками.

Скачать путеводитель по переговорам

Шаг 4. Укажите цены и условия работы

Постройте таблицу цен на каждый вид услуг или товаров, чтобы наглядно продемонстрировать, как выглядит ценообразование в компании. При этом необходимо использовать наиболее точную информацию, которой вы владеете, чтобы не спугнуть клиента завышенными ценами.

Не обесценивайте собственные товары и услуги.

Таблицы с ценами помогают клиенту понять, какие именно продукты им понадобятся, а также вычислить их общую стоимость прежде чем соглашаться на сотрудничество с компанией.

Перевод:

В таблице ниже вы можете ознакомиться со стоимостью наших услуг:

Касательно условий коммерческого предложения, укажите срок действия договора, график осуществления услуг, даты и типы платежей, а также дайте ссылку на возможность изменить условия договора. Для большинства организаций такой раздел является типичным, поэтому им можно воспользоваться для различных шаблонов.

Перевод:

«График выполнения проекта.

Дата начала: 17 июня 2020.

Дата окончания: 17 июля 2021.

Общая стоимость: 57 350 долларов.

Виды оплаты – банковский перевод, кредитная карта, наличные:

• 7 350 долларов – при заключении договора;
• 24 000 долларов – во время работы над проектом;
• 26 000 долларов – при завершении проекта.

До заключения договора его условия могут быть изменены по соглашению сторон (клиента John’s Real Estate и Jump Social Media Marketing)».

Вопрос недели

Какие фразы используются в коммерческом предложении на английском и как они переводятся

Существует ряд конструкций и слов, которые чаще всего встречаются в коммерческом предложении, составленном на английском языке:

• We have just launched a new product – «Мы только что запустили новый проект».
• We are the leading manufacturers for… «Мы являемся ведущими производителями данного товара».
• We now offer a more comprehensive service – «Сейчас мы предлагаем широкий спектр услуг».
• Our representative will contact you for a free demonstration – «Наш представитель свяжется с вами для бесплатной демонстрации продукта».
• We enclose technical specifications and directions for use – «Мы также предоставляем технические спецификации и инструкции по эксплуатации продукта».
• Further details can be obtained on request – «Дополнительные детали можно получить при помощи запроса».
• to meet the demand – удовлетворить спрос.
• to bring out – представить новый продукт на рынке.
• to enclose – приложить (к коммерческому предложению).
• sample – образец.
• trial order – пробный заказ.
• to launch – запускать продукт на рынок, запускать производство.
• leading – ведущий, лидирующий.
• manufacturer – производитель.
• reliable – надежный.
• to meet the requirements – удовлетворять требования.
• to place an order – осуществить заказ.
• to mail – отправить по электронной почте.
• to supply – поставлять что-либо.

О том, как оформить коммерческое предложение, читайте в статье.