Бюджет доходов и расходов (БДР) составляют для планирования развития компании. БДР помогает собственникам и инвесторам определить, сколько вкладывать средств и какое количество расходовать, чтобы компания оставалась рентабельной. В статье расскажем, как составить такой отчет и проанализировать его показатели.
Что такое бюджет доходов и расходов
Бюджет доходов и расходов (БДР) – это прогнозный отчет о доходах и расходах на определенный бюджетный период. Он отражает финансовые результаты работы компании. Для составления отчета применяют принцип начислений, а значит, доходы и расходы отражают в периоде, в который они входят.
Три Excel-модели для гендира, чтобы контролировать компанию
Редакция Системы Генеральный Директор подготовила три Excel-модели, которые помогут держать под контролем финансы организации. Скачивайте их, читайте инструкцию по работе с каждой моделью и грамотно распоряжайтесь бюджетом компании.
Составить бюджет доходов и расходов нужно так, чтобы руководители смогли сразу видеть, как спланирована хозяйственная деятельность для каждого вида бизнеса, структурных подразделений и компании в целом. В отчете должны быть отражены резервы по формированию и увеличению прибыли, рентабельности, оптимизации расходов, налоговых отчислений, фондов накопления и потребления.
Бюджет учета доходов и расходов – это инструмент, который помогает руководителям компаний и менеджерам всех уровней находить ответы на следующие вопросы:
- Какую прибыль ждать компании? Как она изменится по сравнению с прошлым месяцем, кварталом или годом?
- Какие факторы будут определять плановое значение прибыли?
- Какие направления бизнеса и виды продуктов наиболее прибыльны?
- Как может измениться прибыль компании при изменении входных параметров прогнозирования – цен, скидок на продукцию и объема продаж?
- Каким способом повысить эффективность использования оборотных средств и запасов компании?
- Что сделать, чтобы сократить общие расходы и себестоимость продукции?
- Какие лимиты по условно-постоянным затратам установить по отдельным структурным подразделениям или по основным направлениям деятельности?
Бюджет доходов и расходов предприятия относится к части общего бюджета и к одной из форм обеспечения контроля деятельности компании. Основы финансового прогнозирования требуют комплексного подхода. Только в этом случае можно ответить на все вопросы, приведенные выше.
БДР – это ключевой документ в общей системе бюджетирования. В нем фиксируют планируемые:
- доходы;
- расходы;
- финансовый результат, в который входит прибыль или убыток.
Вместе с бюджетом движения денежных средств и балансовым бюджетом бюджет доходов и расходов формирует триаду всех финансовых бюджетов компании.
Цель составления бюджета доходов и расходов
Пример составления бюджета доходов и расходов, который приведем ниже, покажет, как запланировать доходы, расходы и сформировать прибыль. Это основная цель БДР. Планировать убытки можно при открытии нового производства, которое станет рентабельным спустя несколько лет, или при реорганизации старого производства, когда требуются большие вложения, чтобы получить прибыль спустя определенное количество времени.
БДР делится на доходную и расходную части с подразделением по статьям. Разделение проводится по любому принципу, например, исходя из структуры компании, когда закладывают бюджет для подразделений, отделов или с учетом видов деятельности. При любом виде структуры может различаться степень детализации. Внутри отдела деление производят по проектам, договорам и видам выпускаемой продукции. До составления бюджета доходов и расходов нужно в первую очередь определить:
- группировку статей по детализации данных;
- структуру бюджета.
Каждая компания разрабатывает БДР самостоятельно. На законодательном уровне не утверждены определенные требования и не разработаны образцы бюджета доходов и расходов. Для удобства допускается применить отчет о финансовых результатах. Его можно адаптировать для своей компании.
Показатели в БДР формируют на основании данных за аналогичный период и корректируют с учетом текущих изменений. Расходы определяют с учетом нормативов и тарифов – норм расхода сырья, материалов и тарифов на коммунальные услуги. Расходы на оплату труда сотрудников в БДР нужно закладывать с максимальной точностью. Это сделать достаточно просто, если известна численность работников и размер заработной платы. Большие компании, где на оплату труда закладывается значительная часть расходов, должны не просто суммировать оклады, но и произвести расчет резерва отпусков, учесть все выплаты и доплаты.
Что предпринять, если у компании нет денег, а занять не у кого
Пример бюджета доходов и расходов удобно заполнять в Excel, но предварительно предстоит разработать:
- перечень статей бюджета с присвоением внутренних кодов;
- бюджетную политику компании;
- утвержденные сроки и порядок представления данных.
Для составления БДР руководитель должен назначить ответственных лиц. Важно учитывать, что правильное планирование позволит учесть заранее суммы в статье расходов. Например, планируя бюджет на следующий календарный год, в статью расходов включают затраты, необходимые на обучение персонала, учитывают стоимость курсов, тренингов и семинаров, увеличивая ее на 10-15% для непредвиденных расходов. Ответственные за составление БДР должны проверить все данные, которые включают в соответствующие статьи расходов:
- какое обучение планируется;
- каким образом это относится к деятельности отдела или подразделения;
- соответствует ли количеству сотрудников и их квалификации.
Элементы бюджета доходов и расходов
Составлять бюджет доходов и расходов нужно на этапе, когда будут подготовлены все виды операционных бюджетов. Этим БДР сходится с финансовой отчетностью, которую невозможно получить без отражения финансовых операций периода. БДР также невозможно составить без верстки бюджетов продаж, производственной сферы, себестоимости реализации, управленческих и коммерческих расходов. Поэтому формирование бюджета доходов и расходов – это чисто технический процесс. Не потребуется анализировать емкость рынка, оценивать и корректировать нормы потребления, рассчитывать плановую амортизацию и налоги. Если в компании подготовлена высококачественная информационная база в операционных бюджетах, ее нужно лишь обобщить в БДР.
Рассмотрим пример регламента формирования бюджета доходов и расходов. Чтобы упростить задачу, выделяют 3 этапа формирования плановых доходов, расходов и финансового результата. Откуда берутся доходы? Основным источником считается бюджет продаж, у которого результирующим показателем является выручка или доходы от разных видов деятельности. Бюджет складывается в виде произведения плановой цены и объемов реализации по ассортиментным позициям.
Большинство компаний на этом останавливается, но некоторые включают в БДР сумму прочих расходов из тех, которые можно спрогнозировать заранее. Например, в них входят поступления от сдачи в аренду имущества, проценты по займам, которые были предоставлены третьим лицам. Если это так, дополнительно придется составить бюджет прочих доходов и расходов. В этом случае многое зависит от следующих составляющих:
- существенности прочих составляющих в деятельности компании;
- тщательности планирования;
- приемлемого уровня расхождения между фактическими показателями и планируемыми.
В итоге совокупные доходы формируют по следующей формуле:
Формирование расходов в БДР
Расходы аккумулируются из нескольких операционных бюджетов:
- себестоимости продукции, которая продана;
- коммерческих и управленческих расходов;
- прочих доходов и расходов.
В результате можно получить информацию о расходах по обычным видам деятельности и прочим составляющим. Эти показатели опциональны, и некоторые компании в БДР это не учитывают. Рассмотрим подробнее особенности переноса данных. Вариантов несколько.
Нина Данилова, финансовый контролер компании Stora Enso
Скачайте готовые формы БДДС, составленного прямым и косвенным методами. Воспользуйтесь подробной инструкцией в решении Системы Генеральный Директор, как доработать предлагаемые или действующие в компании формы бюджетов под ее актуальные задачи.
Первый вариант регламента формирования бюджета доходов и расходов – из бюджета себестоимости берут значения по итоговой строке. Они покажут часть затрат, приходящихся на реализацию. Для торговых организаций – это покупная цена тех товаров, которые в последующем планируются к продаже. Эта сумма попадает в одноименную строку бюджета доходов и расходов – «Себестоимость продаж».
Аналогичным образом поступают с показателями бюджетов управленческих и коммерческих расходов. Для БДР их берут в полной сумме и включают в строки с соответствующими наименованиями. Следует учитывать определенный нюанс. Если БДР компания формирует по таким же принципам, что и бухгалтерский отчет о финансовых результатах, когда расходы на управление по учетной политике списывают в себестоимость, то под них не выделяют отдельную статью в БДР. Они уже заложены в себестоимости продаж, поэтому не нужно их добавлять еще раз.
При втором варианте проводится разбивка общей суммы по каждой составляющей расходов на переменные и постоянные значения. При подготовке операционных бюджетов без этого деления не справиться. Но в ходе обобщения в составе бюджета доходов и расходов часто обходятся общими суммами. А для получения большей информации сохраняют детализацию.
При третьем варианте отражения расходов в бюджете доходов и расходов в разбивке отражают следующие элементы:
- материальные составляющие;
- оплату труда и отчислений с нее;
- амортизацию основных средств, нематериальных активов;
- прочие расходы по обычным видам деятельности: командировочные, представительские, налоги и т. д.
Такой вариант идеально подходит с точки зрения расчетов по финансовым бюджетам плановых показателей эффективности использования ресурсов. К ним относится производительность труда, материальная и амортизационная отдача. Но такой вариант сложнее. Придется вычислять из операционных бюджетов заработную плату, материальные расходы и амортизацию. Поэтому простым переносом итогов, как это было в первом варианте, не обойтись.
При четвертом варианте детализации расходов в бюджете доходов и расходов разбивку проводят по географическим и операционным сегментам. Это дает возможность высчитать операционную прибыль не единой общей суммой, а по продуктам и регионам продаж.
Какую прибыль показать в БДР
Вид финансовых результатов зависит от способа показа расходной части и детализации, в которой нуждается компания. На рисунке приведено несколько вариантов.
Форма бюджета доходов и расходов
Варианты представления расходов определяют разные формы документа. БДР относится к элементу управленческой отчетности. Для него не разработан образец, установленный приказом Минфина РФ. Компания самостоятельно определяет, каким будет отчет.
Пример бюджета доходов и расходов: таблица статей БДР
Пример формы БДР, которая аналогична бухгалтерскому отчету о финансовых результатах
