Что такое нотация моделирования бизнес-процессов

Нотация бизнес-процессов – это графическая модель, которую применяют, чтобы описать бизнес-процессы, провести их анализ и оптимизацию. Такие модели занимают меньше места, чем текстовое описание, помогают увидеть весь алгоритм действий наглядно, представить, как и что будет происходить от начала и до конца.

Что такое нотации моделирования бизнес-процессов

Нотации описания бизнес-процессов – удобное решение, чтобы достичь взаимопонимания между сторонами. В процессе создания графической модели принимают участие все заинтересованные лица. Форма подачи информации позволяет понять даже неподготовленному человеку, что предлагают. Утвержденную нотацию невозможно неправильно прочитать. Все, что не вошло в графический формат, описывают текстом.

Нотации моделирования бизнес-процессов применяют, чтобы сотрудники могли понять и запомнить схему действий, то, как обрабатывать заявку на поставку партии товара. Для руководителей схема полезна тем, что можно сразу определить, какие действия сотрудников можно считать проблемными или избыточными. Это позволяет своевременно внести соответствующие корректировки, что в свою очередь способствует ускорению и удешевлению работы.

Нотация моделирования бизнес-процессов IDEF0 возникла в ВВС США в 1980-х годах. В основе ее создания лежала цель оптимизировать работу предприятий, которые выпускают военную продукцию. EPC (Event-driven Process Chain) появилась позднее на 10 лет. Ее название переводится как «цепочка событийных процессов» – это говорит о том, что фокус сделан на событии. Нотация BPMN относится к части концепции BPM – управление бизнес-процессами. Первая версия 1.0 появилась в 2004 году. В последующем она несколько раз подвергалась модернизации. Последняя версия нотации – BPMN 2.0.2.   

На сегодняшний день нотации моделирования бизнес-процессов применяются повсюду: при внедрении программных систем, изучении и организации работы компании или перед внедрением новых проектов.

История возникновения нотации бизнес-процессов

Первая нотация IDEF0 возникла еще в 1980-х годах в США, когда Военно-воздушные силы попытались оптимизировать работу предприятий, которые занимались выпуском военной продукции. Вторая нотация EPC появилась спустя 10 лет.

Последний метод нотации моделирования бизнес-процессов разработала в 2004 году компания Business Process Management Initiative (BPMI). В дальнейшем организация Object Management Group продолжила работу BPMI после слияния и сформировала новый стандарт моделирования бизнес-процессов при использовании символов и способов нотации – BPMN 2.0. Название метода сменилось на «модель и нотация бизнес-процессов».

Вплоть до 2013 года она модернизировалась, а в 2014 году в качестве дополнения был разработан новый метод создания блок-схем, «модель и нотация принятия решений».

Цели и назначение BPMN

1. Наглядно поставить задачу и пояснить ее решение. При взаимодействии заказчика и исполнителя нужно донести, что планируется получить или предложить. Графика наглядно покажет, какие шаги нужно сделать, как и в каком направлении двигаться. При использовании нотаций не возникнет разночтений.    
2. Быстро оптимизировать бизнес-процессы. Не нужно составлять большое тестовое техническое задание, достаточно весь алгоритм создать графически. Предложения и решения будут приняты однозначно. Графика нагляднее, она воспринимается значительно проще, нотация получается двухмерной. В ней можно продемонстрировать цепочку взаимодействий сторон слева-направо, сверху-вниз.

Моделирование подразделяется на:

• функциональное;
• процессное;
• ментальное.

Если компания нуждается в разработке стратегии развития, выбирают функциональный подход, в котором каждый процесс рассматривается в качестве отдельной функции или «черного ящика». Последовательность действий в каждом процессе не потребуется. Для оптимизации последовательности действий выбирают процессное моделирование, а ментальный подход больше подходит для обеспечения наглядной демонстрации модели. Он не имеет строгих рамок, правил и определенного языка моделирования. Для остальных видов моделирования выбирают бизнес нотации: IDEF0, EPC, BPMN, FlowCharting, UML, ARIS и другие. 

Преимущества нотации бизнес-процессов BPMN

Одна из самых популярных нотаций, при помощи которой изображаются бизнес-процессы, довольна популярна как заграницей, так и в России. Бизнес-аналитик, который умеет строить бизнес-процессы в соответствии с такой нотацией, будет востребован на рынке труда.

К главным преимуществам BMPN в сравнении с другими видами нотаций можно отнести следующие:

• Универсальность. Такая нотация используется для описания самых сложных бизнес-процессов с неограниченными количеством специфических характеристик
• Компактность. В BPMN схемы выглядят намного понятнее и компактнее, чем обычные текстовые документы, поэтому даже те, кто ранее не сталкивался с нотациями в бизнес-процессах, смогут легко в них ориентироваться
• Выявление узких мест. Благодаря такой нотации можно своевременно обнаружить недостатки в бизнес-процессах, особенно если речь идет о тех, которые состоят из большого количества действий. Узкие места будут видны в схеме.

Уровни моделирования бизнес-процессов

Схемы верхних уровней используют в первую очередь участники бизнес-процессов и другие лица, которые заинтересованы в получении полной картины задействованных этапов. Более детальные уровне предназначены для лиц, которые принимают участие во внедрении бизнес-процесса. В таких уровнях содержится детальные сведения, используемые для выполнения задачи.

Условно можно выделить четыре основных уровня бизнес-процессов:

• Первый уровень – это внешние процессы, цель которых заключается в решении стратегических задач организации. Пример: распределение сырья на производстве в зависимости от подразделений
• Второй уровень – внутренние процессы, которые необходимы для достижения тактических целей. Пример: организация продаж товаров и услуг
• Третий уровень – внутриструктурные процессы: например, создание нового проекта в отделе
• Четвертый уровень – процессы, которые осуществляются в рамках выполнения задач в той или иной организационной структуре

В целом, для описания бизнес-процессов в схемах BPMN используется стандартизированный язык, который будет понятен каждому участнику независимо от того, на каком уровне он находится. Бизнес-аналитики, менеджеры, исполнители, разработчики, внешние специалисты и т.д. – все это смогут воспользоваться данной схемой.

Элементы и символы в схеме BPMN 2.0

Существует четыре типа элементов, которые входят в состав бизнес-процессов – это объекты потока, соединительные объекты, плавательные дорожки, а также артефакты. Разберем подробнее отдельные элементы.

1. События. Говорят о начале, изменении или завершении бизнес-процесса. Есть два вида событий: инициаторы и обработчики. Примером события может быть сообщение, таймер, отмена, сигнал, ссылка и др.
2. Действие. Задачи, выполняемые человеком или системой.
3. Развилка. Точка, в которой принимаются решения. Она может повлиять на процесс исходя из условий или событий.
4. Последовательность. Порядок действий, который подлежит выполнению, обозначающий условный поток или поток по умолчанию.
5. Поток сообщений. Движение сообщений через пулы или организационные структуры. Он не связывает события или действиях в пределах одного пула.
6. Связь. Используется для того, чтобы привязать артефакт или текст к событию, действию или развилке.
7. Бассейн и плавательная дорожка. Используются для того, чтобы обозначать крупных участников бизнес-процессов. Плавательные дорожки внутри бассейнов изображают действия или потоки сообщений, которые относятся к конкретным лицам.
8. Артефакт. Дополнительные сведения: объект данных, группа и аннотация.

Схемы и субмодели BPMN

Схемы BPMN используются широкой аудиторией вне зависимости от степени развития технических знаний и навыков. Субмодели в свою очередь позволяют участникам процессов быстро ориентироваться внутри схемы. Выделяют три вида субмоделей – частные, абстрактные и взаимодействия.

• Частные субмодели – это внутренние бизнес-процессы организации, которые остаются в пределах пулов
• Абстрактные субмодели формируются меду частными или внутренними процессами, а также другими участниками и процессами, отражая последовательность сообщений, но не сам процесс
• Субмодели взаимодействия показывают связь между бизнес-сущностями

Существуют другие виды схем – обмен сообщениями, хореография и совместная работа.

• Схема хореографии показывает взаимодействия между двумя или более участниками бизнес-процесса
• Схема совместной работы показывает взаимодействия между процессами, где используется как минимум два пула
• Схема обмена сообщениями – это упрощенный вариант схемы совместной работы, где изображают группу взаимосвязанных обменов сообщениями

Как построить модель бизнес-процесса в нотации BPMN

В большинстве случаев бизнес-процессы изображают в специальных программах, которые используются для моделирования. Как правильно построить бизнес-процессы в нотации BPMN? Рассмотрим алгоритм действий ниже.

Шаг 1. Изучите бизнес-процесс, оцените какие задачи он будет решать и для чего нужен.

Шаг 2. Определите тип процесса – основной, вспомогательный и управленческий. Основной процесс влияет на прибыль или приносит ее, вспомогательный – обеспечивает выполнение основного, а управленческий влияет на существование и развитие бизнеса.

Шаг 3. Запросите инструкции у ответственных за бизнес-процессы лиц. Это могут быть регламенты и другие нормативные документы, описывающий бизнес-процессы или деятельность отделов, которые принимают участие в его осуществлении. Такие документы помогут получить представление о том, каким будет процесс.

Шаг 4. Определите, кто будет принимать участие в выполнении процессов – это должности сотрудников, их роли, отделы, в которых они работают и т.д. Несмотря на то, что сотрудников можно перечислять по ФИО, не рекомендуется делать это при построении дорожек.

Шаг 5. Определите, какие границы будут у бизнес-процессов. Для этого понадобится назначить стартовое и конечное событие. Разрабатывая схему, вы должны помнить, что именно хотите в ней отразить и какие цели ставите перед собой.

Шаг 6. Обозначьте внутренние события в бизнес-процессе. Дополнительные сведения можно уточнить у исполнителей и владельцев процесса.

Отметим также, что если вам необходимо отразить внутренние действия систем, то для этого нужно будет обратиться к участникам процесса. Они продемонстрируют, какие задачи решают и какие получают результаты, чтобы можно было перенести это на схему.

Пример использования схемы BPMN на практике

Выделяют два основных этапа, которые необходимо осуществить в рамках решения задачи бизнес-аналитиком – это построение схемы «как есть» и схемы «как будет». В первом случае речь идет об описании текущей последовательности бизнес-процессов, во втором – о том, какие изменения в них будут внесены.

Предположим, что в офисе организации работает 70 сотрудников. Всю документацию они обрабатывали вручную: распечатывали, подписывали и сдавали бухгалтеру, отделу кадров и т.д. Однако со временем компания стала увеличиваться, поэтому возникла потребности в переходе на систему электронного документооборота. Тогда у бизнес-аналитика появляется три ключевые задачи:

• Понять, каким образом сотрудники используют документацию на данный момент, и описать этот процесс
• Выявить возможные узкие места в текущем процессе, а также понять, какие у него есть особенности. Их нужно будет учесть при разработке или покупке системы электронного документооборота.
• Проанализировать, как бизнес-процессы будут накладываться на новую систему, а именно: что понадобится доработать, а что – изменить

В конечном итоге описание текущего бизнес-процесса и моделирование нового позволит заметно снизить риски при внедрении новой системы и не упустить ее ключевые функции.

Нотация IDEF0

Нотация IDEF0 – это в бизнес-процессах самая популярная методология, которая основана на процессе структурного анализа SADT. Она позволяет создать функциональную модель, которая отображает:

• функции и структуру системы;
• потоки материальных объектов и информации;
• связывающие функции.

Процессы в нотации бизнес-моделирования IDEF0 представляют в виде прямоугольника: стрелки отображают связь с внешней средой и другими процессами. Особенностью нотации является:

• возможность декомпозировать все процессы на подпроцессы и строить иерархическую модель бизнес-процесса;
• выделять 4 типа стрелок: 3 типа входов и выход.     

Нотацию IDEF0 используют для создания верхнего уровня модели бизнес-процессов. Построение диаграммы верхнего уровня обеспечивает общее или абстрактное описание объекта моделирования. На нижнем уровне для проведения описания определенного сценария или выполнения процесса допускается сменить стандарт IDEF0 на нотации EPC или BPMN 2.0.

Главное достоинство нотации бизнес-процессов IDEF0 заключается в высокой степени детализации. С ее помощью легко создать такую модель, в которой на каждом этапе будут учитываться все ресурсы, работа сотрудников и самые сложные алгоритмы. К недостаткам можно отнести сложность читаемости без наличия специальных навыков. С помощью IDEF0 лучше моделировать бизнес-процессы, состоящие из одной цепочки без развилок. Если на пути к решению встают многочисленные «но», работать с IDEF0 сложно.

Нотация бизнес-процессов EPC

Методологию EPC используют для представления алгоритма выполнения процесса. Диаграмма, которая описана в нотации EPC, или событийная цепочка процессов, представляет упорядоченную комбинацию определенных событий и функций. Для каждой из них могут быть определены начальные и конечные события, круг участников, исполнителей, материальные и документальные потоки, сопровождающие нотацию. В методологии EPC ветвление стрелок осуществляют с использованием операторов.

Нотация EPC поддерживает декомпозицию на более низкие уровни. Диаграммы описания процессов декомпозируемой функции EPC представлена только в нотациях EPC или BPMN 2.0, причем EPC применяют, чтобы смоделировать отдельные процессы компании, и используют на нижнем уровне модели бизнес-процессов, которые созданы в нотации IDEF0.

Как выбрать учетную систему для ведения управленческого учета

Татьяна Крылова, член совета директоров ОАО «Левенгук»

Качество и оперативность получения управленческой отчетности во многом зависят от того, как автоматизирован управленческий учет. Как сформулировать требования к функциональности системы автоматизации этого учета, какие технические характеристики важно учесть, как сравнить предложения от разных поставщиков и выбрать подходящий вариант – подробнее в решении Системы Генеральный Директор.

Особенности выбора

Основное достоинство EPC заключается в простоте для восприятия. Разноцветные элементы позволяют сделать модель более «живой» и приятной для восприятия, а это важно, когда потребуется нарисовать для сотрудников схему или, например, провести презентацию. В отличие от предыдущей методологии, эта помогает выстроить сложные развилки и создать длинные параллельные события. Каждый элемент легко разложить на мелкие детали, построив для них отдельную схему.

Основной недостаток EPC заключается в том, что ее структурной единицей служит событие. В связи с этим приходится создавать события для любых этапов. Также EPC критикуют за обилие тавтологических элементов, например, задача «определить исполнителей» – событие «исполнители определены», задача «согласовать договор» – событие «договор согласован». При длинной и сложной схеме данные элементы ее перегружают. Появляются многочисленные стрелки от «исполнителей» к «событиям», если исполнитель отвечает сразу за несколько событий или одно событие распределено за несколькими сотрудниками.   

Нотация бизнес-процессов BPMN

Нотация описания бизнес-процессов BPMN 2.0 –  это методология класса workflow. Применяется для представления всего алгоритма выполняемых процессов. Она предназначена как для моделирования, так и для исполнения. Нотация понятна аналитикам и разработчикам, занимающимся автоматизацией создания и исполнения процессов. Для экспорта схемы процесса в BPMS-систему в Business Studio используют стандарт XPDL.

В Business Studio присутствуют 2 типа диаграмм BPMN 2.0 – это диаграммы процессов и диаграммы взаимодействия процессов. При создании используют следующие графические элементы:

• процессы;
• события и шлюзы;
• три типа стрелок: поток управления, поток сообщений, ассоциации;
• такие объекты, как: документы, информация, сообщения, базы данных.

Важно учитывать, что в Business Studio элементы диаграмм BPMN служат объектами репозитория.

В Business Studio в нотации BPMN удобно строить иерархическое дерево процессов, то есть поддерживать декомпозицию. Для процесса BPMN автоматически формируется регламент и другие отчеты. Нотацию применяют для описания процесса нижнего уровня, особенно такого, когда он со сложной логикой исполнения.

Основное преимущество BPMN заключается в том, что нотация бизнес-процесса идеально подходит, если предстоит описать сам бизнес-процесс, сделать его понятным для всех, в том числе для рядовых сотрудников. На сегодняшний день BPMN пользуется повышенной популярностью. Большинство вендоров, которые предлагают системы BPM, предусматривают работу c BPMN. Схемы, созданные с помощью нотации, можно сделать исполняемыми, подключив все возможности информационной системы.

Недостаток BPMN заключается в том, что методология зациклена на бизнес-процессах. Нотация плохо подходит, чтобы описать структуру предприятия или дерева целей. Если применять расширенную версию, схема усложнится. Понять нотацию человеку без наличия специальных знаний и навыков будет сложно. В целом же BPMN сегодня относится к самой распространенной. Она пользуется большим уважением в международной Ассоциации BPM-профессионалов (ABPMP). При выборе методологии для конкретного случая нужно учитывать, что будет описано с ее помощью. Кроме этого, важно принимать во внимание информационные системы, которые будут применяться.  

Как собрать информацию о процессах: пример использования BPMN

Узнайте из решения Системы Генеральный Директор, как провести описание внутренних бизнес-процессов и оформить его в виде нотации BPMN.

Смотреть пример

Нотация FlowChart

Нотация FlowChart применяется для представления алгоритмов выполняемых процессов. Методология относится к классу workflow. При ее создании используют такие графические элементы, как:

• события;
• процессы;
• решения;
• два типа стрелок – стрелки предшествования и стрелки «Поток объектов».

Нотация разбивает декомпозицию на подпроцессы. Ее удобно применять, чтобы смоделировать отдельные процессы компании или нижние уровни модели бизнес-процессов, созданные в нотации IDEF0. 

Как выбрать вид бизнес-нотации

При выборе нотации моделирования процессов нужно учитывать цель. Если необходимо автоматизировать работу отдела продаж, модель должна быть очерчена рамками деятельности конкретного подразделения. Все то, что находится вне отдела продаж, может присутствовать в графическом изображении в виде стрелок.

На следующем этапе нужно изучить поставленную задачу. Если речь о работе с людьми, важно понять, что они делают и как. Для этого проводят интервью с руководителем отдела и его подчиненными. Список опрашиваемых может меняться, но он необходим даже в том случае, если все функции людей в последующем заменит программа. Интервью проводят только с компетентными сотрудниками, нет смысла опрашивать всех. После чего набрасывают графическую нотацию, которую в последующем можно скорректировать после оптимизации всех процессов и согласования. Модель должен обязательно утвердить заказчик, с ней знакомят всех исполнителей.

На последнем этапе проводят текстовые пояснения, так как графическая модель всегда ограничена определенными рамками и несколько абстрактна. Текст поможет дополнить графику. Например, в графическом виде нотации бизнес-процесса есть элемент «заказ поставщику». Большую детализацию сделать невозможно. В текстовом пояснении заполняют поля заказа и приводят дополнительные данные, которые должны присутствовать в документе. Сопровождение в текстовом формате может называться пояснительной запиской или отчетом.   

При выборе нотации бизнес-процесса важно знать сферу деятельности для проведения моделировании. Это позволит создать уникальную модель и оптимизировать или автоматизировать работу. Графическая модель описывает процессы. Их детализируют подробно, иногда разбивают над подпроцессы. Это позволяют сделать методологии IDEF0, EPC, BPMN, FlowChart. Для описания последовательности всех действий при выполнении каких-то работ оптимально подходит IDEF3 или BPMN. Инструментарии отличаются простотой применения и гибкостью. Они способны учесть все парадигмы деятельности компании. При их использовании обеспечена умеренная плотность графики и гибкость.

Пример применения BPMN модели

В качестве примера приведем процесс обеспечения заказов покупателей. Этот процесс присутствует во многих направлениях бизнеса и будет понятен практически всем. Итоговым результатом будет обеспечение клиентов товарами, которые они заказали. Бизнес-процесс выполняется так:

• менеджеру по продажам поступает заказ, то есть информация о потребностях клиентов;
• в системе CRM он создает документ «Заказ покупателя»;
• при наличии товаров в программе учета создают расходный документ, при отсутствии – делается заказ в отдел закупок;
• отдел закупок делает запрос поставщикам товаров.

На этом бизнес-процесс завершен. Покупатель сможет приобрести все необходимое.

Нотация бизнес-процесса BPMN позволяет опустить на определенном уровне какие-то реальные процессы. В рассматриваемом примере можно пропустить согласование с клиентом перечня товаров, согласование стоимости и получение заказа. При необходимости это детализируют отдельно. В первую очередь нужно смоделировать процесс по обеспечению клиента нужными товарами. Точкой входа послужит получение заказа. Точкой выхода будет резервирование товаров. После получения заказа составляют схему поставки. При наличии всего ассортимента менеджер должен выполнить подпроцесс «резервирование». А потом стрелка пойдет к точке выхода «Резервирование товаров проведено». Если товаров в наличии нет, стрелку проводят к отделу закупок. Другой исполнитель (закупщики) передают заказ поставщику.

В наглядной форме бизнес-клиентам можно показать процесс выполнения заказа. Кроме того, при помощи схемы технические специалисты создадут и настроят бизнес-процессы, программное обеспечение для автоматизации работы всех отделов компании. В диаграмме будет видно, в какой последовательности предстоит выполнять все процессы. При необходимости процесс детализируют. Это самый простой пример, на основании которого можно понять, как работает нотация бизнес-процесса BPMN.