Вы узнаете:
- Задачи управления имуществом.
- Роль автоматизации в управлении имуществом.
Проблема использования современных информационных технологий при решении вопросов, связанных с управлением имуществом, актуальна для любых компаний, но в первую очередь — для предприятий, на балансе которых находится множество имущественных объектов (см. Объект управления имуществом). Процесс управления имуществом в российских компаниях организуется по-разному. На практике функции учета имущества распределены в компаниях между бухгалтерской службой, департаментом имущества и правовым департаментом.
Если процесс курирует заместитель генерального директора по собственности, то ситуация более или менее контролируется. Если управление имуществом осуществляется, например, правовым департаментом или юридической службой, то, как правило, отсутствуют проблемы с оформлением документов, но встает вопрос оценки эффективности использования имущественного комплекса. Кроме того, слабое взаимодействие производственных и ремонтных подразделений с юридической и бухгалтерской службами приводит к несвоевременному отражению в правоудостоверяющих и бухгалтерских документах фактических изменений в объекте.
Объект управления имуществом
Объект управления, с которым необходимо работать при решении задачи управления имуществом, можно определить термином «имущественный комплекс». Когда употребляют это понятие, речь может идти, с одной стороны, о таких крупных элементах инфраструктуры национальной экономики, как отраслевые имущественные комплексы или территориальные имущественные комплексы, с другой стороны — о массивах имущества, произвольно выделенных по частным признакам (например, технологические или правовые комплексы или, более узко, — единый объект недвижимости, домовладение).
По материалам, предоставленным автором статьи
Задачи управления имуществом
Управление имуществом подразумевает сочетание разных областей управленческой деятельности:
- управление структурой имущества и структурой компании,
- управление использованием имущества,
- управление состоянием имущества.
Каждая из них отличается набором характеристик объекта имущества.
Основой для этого являются разные виды учета имущества в компании:
- правовой (см. также: Правовые проблемы управления имуществом),
- бухгалтерский,
- налоговый,
- технический, технологический.
Все задачи можно разбить на стратегические и операционные. К первым относят:
- оптимизацию структуры собственности;
- долгосрочный прогноз финансовых потоков от аренды и сделок с имуществом предприятия;
- объективную оценку текущей стоимости бизнеса;
- повышение эффективности использования имущества;
- прозрачность управляемых активов;
- снижение субъективизма при принятии управленческих решений.
В число операционных задач входят следующие:
- оперативное представление структуры собственности, достоверная информация о состоянии имущественного комплекса предприятия;
- учет стоимости и структуры основных средств в управлении дочерних структур;
- подготовка правовых документов для внесения имущества в уставной фонд;
- оптимизация имущественных комплексов дочерних акционерных обществ с учетом территориальных факторов;
- оптимальное использование, сокращение издержек на содержание в исправном состоянии незадействованных производственных и непроизводственных мощностей;
- оптимизация издержек на инвентаризацию объектов учета в БТИ;
- сокращение размера процентов, начисляемых на заемные средства, за счет залогового обеспечения кредитов;
- прогнозирование стоимости и сроков реструктуризации имущественного комплекса.
Таким образом, задачи управления имуществом делятся на две группы: учетные и управленческие.
Правовые проблемы управления имуществом
Многие проблемы управления имуществом вытекают из несовершенства законодательной базы, регламентирующей вопросы государственного учета объектов имущества, что порождает имущественные и налоговые риски. Особенно ярко эта проблема стала проявляться после принятия новых кодексов (Земельного, Градостроительного и Жилищного) и соответствующих изменений в Налоговом кодексе РФ. Учет государственных и муниципальных земель и расположенных на них объектов недвижимости из-за необоснованной централизации, предельной бюрократизации и противоречивости нормативной базы растянулся на годы.
Несовершенство существующей системы учета объектов недвижимости и регистрации прав на них в полной мере проявилось при реформировании энергетической и транспортных отраслей, схожие проблемы возникли в нефтяной и газовой отраслях.
Совокупные затраты только МПС (ОАО «РЖД») и холдинга РАО «ЕЭС России» на землеустройство и постановку земельных участков на кадастровый учет за период с 2000 по 2006 год можно приблизительно оценить в 10 млрд рублей. Если учесть затраты, связанные с технической инвентаризацией зданий, строений и сооружений, указанная цифра многократно возрастет. До сих пор нерешенными остались вопросы формирования охранных, санитарно-защитных, технических зон, установление публичных и частных сервитутов, иных ограничений на земельные участки и прочие объекты недвижимости.
По материалам, предоставленным автором статьи
Говорит генеральный директор
Алексей Гром | генеральный директор ООО «Фирма «Трансгарант», Москва
В ЗАО «ЮКОС-Транссервис» (Самара), где я работал Генеральным Директором до февраля 2007 года, главным активом были вагоны. В управлении компании находилось 16,5 тыс. цистерн. Чтобы иметь полную информацию об их состоянии и местонахождении, мы покупали в ОАО «РЖД» специализированные базы данных, позволяющие «увидеть» имущество в режиме реального времени: где находится вагон, куда следует, с каким грузом, каково его техническое состояние. Затем с помощью разработанной нашими IT-специалистами программы «Анализ эффективности работы приватных вагонов компании» полученная информация ранжировалась, делались необходимые выборки и таким образом оптимизировались затраты на использование имущества.
Роль автоматизации в управлении имуществом
Оперативно решать перечисленные задачи без использования информационных технологий очень сложно, а в крупных территориально-распределенных компаниях — попросту невозможно. Уже на учетном этапе пообъектного сбора информации об имуществе, ее консолидации и хранении необходимо решать проблему автоматизации. Как показывает наша практика, решать ее лучше всего с помощью централизованной автоматизированной системы информации. Такая система позволяет:
- хранить достоверную (выверенную) информацию обо всех объектах имущества всех территориальных подразделений компании, оперативно контролировать правовое, техническое и экономическое состояние имущества (что необходимо для поддержки соответствующих управленческих решений);
- исключить возможность случайного (или преднамеренного) искажения данных об имуществе (поскольку все изменения сведений в единой базе данных происходят в соответствии с утвержденным регламентом);
- оперативно формировать достоверную аналитическую отчетность любой сложности о состоянии имущественного комплекса компании — как в целом, так и по любому подразделению (исключаются затраты на запрос информации из удаленных подразделений и обработку полученных данных);
- следить за перемещением объектов имущества между подразделениями компании, регулировать информационные потоки в соответствии с утвержденным регламентом.
Выбор решения
Выбор программного обеспечения для управления имуществом в первую очередь зависит от специфики деятельности компании. Иногда для принятия решения прибегают к помощи внешних консультантов, которые проводят IT-аудит.
Проблема выбора оптимального IT-инструмента возникает уже на этапе сбора информации. Решается она в зависимости от нескольких факторов:
- Наличие каналов связи. Если между центральным офисом и территориально-распределенными структурными подразделениями налажены каналы связи, то можно применять клиент-серверные технологии; если таких каналов нет, можно использовать интернет-решения.
- Режим безопасности. В каждой компании приняты свои требования к безопасности. У некоторых есть мобилизационные объекты имущества, сведения о которых не подлежат разглашению, поэтому их необходимо собирать и хранить по определенным регламентам. Существуют объекты, для допуска к которым необходимы специальные формы.
- Наличие квалифицированных специалистов на местах. IT-служба, как правило, осведомлена о степени компьютерной грамотности сотрудников. От этого зависит, сколько времени и денег потребуется на их обучение при выборе той или иной информационной системы.
Выбором информационной системы, как правило, занимается IT-служба. Но в связи со сложностью задач управления имуществом в этом выборе обязательно должны принимать участие функциональные департаменты.
Здесь нет готовых рецептов, поскольку все определяется набором IT-решений, уже внедренных в компании. И важно не только корректно выбрать информационную систему, но и подготовить компанию к ее внедрению, а именно:
- Обеспечить технологическую базу. Ваша IT-служба должна оценить возможность использования в компании предлагаемых информационных систем, а также проанализировать, есть ли на предприятии необходимые технические средства (рабочие станции, серверы, каналы связи и пр.).
- Выработать четкие бизнес-цели и организационные регламенты использования системы. Ответственные — функциональные службы, управляющие имуществом. Роль Генерального Директора — руководящая и курирующая.
- Формализовать учет и управление, разработать новые инструкции и регламенты. Если бизнес-процессы в компании хорошо организованы и проверены временем, то, как правило, практически ничего не меняется. Иначе нужно проводить реинжиниринг бизнес-процессов и вводить новые инструкции и регламенты. Занимаются этим обычно функциональные департаменты, можно привлечь консалтинговую компанию. Генеральный Директор курирует эту деятельность, руководит ею, поскольку имущество — та основа, на которой строится его бизнес.
Отмечу главное: следует не автоматизировать сложившуюся систему управления имуществом, а создавать новую, единую и более эффективную технологию на основе системного подхода и реинжиниринга бизнес-процессов.
Развитие систем управления имуществом шло разными путями: от геоинформационных и бухгалтерских систем или систем управления предприятием с соответствующими доработками до создания специализированных систем управления имуществом. В связи с этим в настоящее время среди систем, представленных на рынке, можно выделить три основные группы, рассмотренные ниже.
Говорит генеральный директор
Александр Виноградов | генеральный директор компании LSV REMS (LSV), Москва
На протяжении последних 14 лет я работаю в западных компаниях, предоставляющих услуги по управлению собственностью и по развитию коммерческой недвижимости в России и за рубежом. Основная задача компании, специализирующейся в этих сферах, — с наименьшими для заказчика затратами и без снижения качества обслуживания обеспечить высокий уровень сервиса, строгий и разумный контроль текущих и капитальных затрат, увеличивая тем самым стоимость здания (притом что возраст здания растет). Для управления недвижимостью мы использовали специализированную программу управления инженерным оборудованием компании Aware — аналог АСУТП (автоматизированных систем управления технологическими процессами) на промышленных объектах. Подобные программы также производят компании Honeywell и Hander. Главная задача таких систем — управление оборудованием, установленным в здании, и контроль за ним, то есть операционное управление недвижимостью.
Программа позволяет:
- контролировать инженерные системы зданий;
- делать расчет потребления воды, газа, электричества;
- следить за работой инженерных систем;
- предупреждать аварийные ситуации (так как в программе хранятся все характеристики оборудования: когда было поставлено, каков гарантийный период, какие работы проводились и т. д.);
- фиксировать выполненные работы по объектам.
Вся информация сводится в центральный компьютер, который фактически показывает здание «в развитии». Благодаря этой программе генеральный директор может:
- просмотреть общие показатели по эксплуатации здания за тот или иной период;
- составить бизнес-план по ремонту оборудования и модернизации здания в целом;
- сэкономить на людских ресурсах (не использовать расширенный инженерный состав);
- минимизировать риски по выходу оборудования из строя.
Такую программу легче всего установить в новом здании, поскольку по нему есть вся информация. В старых постройках часто приходится долгое время (до полугода) собирать требуемые данные, часть которых порой потеряна.
Я считаю, что любой управляющей компании, обслуживающей инженерные системы зданий, желательно установить подобную программу.
Евгений Гриханов | генеральный директор компании I. Q. Property Management, Москва
Я работал в международной девелоперской компании Hines International, Inc., которая занимается в числе прочего оказанием услуг по управлению имуществом — операционным управлением, связанным с поддержанием жизнедеятельности бизнес-центров и крупных жилых комплексов. В компании на тот момент функционировала только финансовая система, в которой осуществлялось бюджетирование («план-фактный анализ») операционных расходов с аналитикой по объектам. Вся работа велась в программе «1С:Предприятие» и в подсистеме бюджетирования, настроенной по определенным российским и зарубежным стандартам. О дорогостоящих ERP-системах тогда даже и не думали, обходились простой и доступной бухгалтерской программой, которая вполне позволяла выполнять поставленные задачи и покрывала необходимые потребности бизнеса.
Однако следует иметь в виду, что, какой бы мощной система ни была, сегодня юристам компаний придется дублировать ее работу, оперируя таблицами в Microsoft Excel, параллельно следя за изменениями в законодательстве по системам «Гарант» и «КонсультантПлюс».
1. Разработки на базе промышленных геоинформационных систем (ГИС)
Системы хорошо решают задачи ведения учета пространственных характеристик объектов недвижимости, эффективны при интеграции с другими системами управления в качестве функциональной надстройки. Но выполняют они всего одну функцию из множества — описывают территориальное распределение массивов любого имущества, геометрию и расположение объектов. За кадром остаются правовые, экономические, технологические и организационные данные, для управления которыми возможностей геоинформационных систем недостаточно. Кроме того, при разработке решений на основе той или иной промышленной системы этой группы в систему привносится специфика, характерная именно для выбранной ГИС-платформы, но не для объектов имущества как таковых.
2. Решения на основе систем класса ERP
Если компания уже располагает внедренной системой ERP, то целесообразно искать решение по управлению имуществом на базе именно этой системы. В этом случае должно быть меньше проблем, связанных с интеграцией. Однако, как известно, внедрение ERP-систем требует много времени и затрат, а эффект от внедрения заранее неизвестен. Кроме того, такие системы, как правило, обладают рядом недостатков, мешающих использовать их для управления имуществом.
В первую очередь следует отметить, что данные системы не учитывают все особенности российского законодательства. Основная проблема, как показывает опыт наших заказчиков, — в несоответствии объекта бухгалтерского учета объекту имущества или объекту права. В базовой комплектации ERP-системы также не могут поддерживать процессы управления: требуются значительные доработки.
Таким образом, в случае принятия решения по использованию таких систем компании приходится проводить достаточно дорогостоящий этап выверки и приведения в соответствие объектов бухучета и объектов права (для крупных компаний таких несоответствий может набраться до нескольких десятков и сотен тысяч).
Рассказывает практик
Виктор Смирнов | директор департамента информационных технологий холдинга «Объединенные кондитеры», Москва
В нашем холдинге внедрена ERP-система Microsoft Axapta, которая позволяет решать основные задачи по учету имущества и управлению им. Специальные IT-продукты по управлению имуществом, я считаю, имеет смысл приобретать крупным промышленным предприятиям, в которых существенную долю затрат составляет обслуживание основных средств — как зданий, сооружений и участков земли, так и оборудования. Именно в таких компаниях возможность точного учета стоимости эксплуатации основных средств и управления этой стоимостью может создать важное конкурентное преимущество. Прежде всего, на мой взгляд, это добывающая сфера и компании-перевозчики со своим парком транспортных средств.
Прочитать статью полностью вы можете в электронном журнале «Генеральный Директор».
