Самым эффективным способом ведения бухгалтерского и налогового учета является бухгалтерская автоматизация. Компании любых масштабов могут использовать в своей деятельности подобную систему как самостоятельно, так и с привлечением сторонних предприятий. В статье подробно рассмотрим, в чем заключается особенность автоматизации бухгалтерского учета.
Что такое автоматизация бухгалтерского учета
Автоматизация бухгалтерского учета – это ведение финансовой отчетности предприятия с применением информационных систем. Она предполагает возложение части полномочий от человека технике, в том числе:
- Реализацию математических расчетов – расчет налоговых отчислений и иных сумм.
- Формирование выборок и сводной отчетности.
- Хранение информации.
- Заполнение документации.
Передача технике некоторых обязанностей не значит, что статус работника обесценился. Наоборот, нагрузка на него увеличивается. Работник принимает решения о методах отображения операционных процессов, реализует проверочные и контрольные процессы, проводит первичный перенос документации в систему.
Использование в своей деятельности информационных технологий подразумевает наличие определенных навыков и знаний и, соответственно, более высокую заработную плату.
Татьяна Кутузова, главный редактор Системы Генеральный Директор (Актион Управление)
ERP-системы используют для планирования ресурсов и оптимизации бизнес-процессов. Они позволяют свести к минимуму негативные последствия человеческого влияния и улучшить работу компании с множеством подразделений и сотрудников. Узнайте из решения Системы Генеральный Директор, что такое системы управления ERP, как их выбрать и внедрить. В конце материала – детальные кейсы от управленцев, которые благодаря внедрению ERP увеличили эффективность бизнеса.
С какой целью автоматизируют бухгалтерский учет
Автоматизация бухгалтерского учета и его организация не подразумевает собой экономию на оплате труда, а также сокращение штата. Тогда возникает вопрос: зачем требуется внедрять автоматизацию?
Рассмотрим преимущества автоматизации бухгалтерского учета:
- Оперативное и грамотное заполнение информации в документации – в накладных и платежных поручениях.
- Быстрая обработка данных.
- Отображение информации в наглядном формате – таблицы и диаграммы.
- Создание различных регистров – кассовые книги и расчетные ведомости.
- Сокращение бумажной документации.
- Оперативный обмен данными между отделами, начальством и персоналом.
- Отсутствие арифметических недочетов.
- Коммуникация через интернет с государственными организациями.
- Прозрачность финансового сектора.
- Своевременная реакция на законодательные корректировки.
Для кого предназначена автоматизация бухгалтерского учета
Без информационных технологий обходятся лишь небольшие компании, которым на законодательном уровне позволительно использовать бумажную отчетность. Остальные предприятия обязаны регистрировать информацию в цифровом формате. Именно поэтому программы автоматизации бухгалтерского учета нужны всем компаниям.
С помощью автоматизирующих программ предприниматели и руководители могут контролировать финансовую, налоговую и производственную ситуацию. Все расчетные процессы отслеживаются компанией в режиме реального времени. Постоянный контроль заметно снижает вероятность злоупотреблений.
Сотрудники бухгалтерской службы освобождаются от монотонных финансовых действий, заполнения отчетности и формирования ведомостей. При этом сотрудники в течение короткого времени получают справки и отчеты из бухгалтерского отдела.
Из чего состоит процесс внедрения автоматизации бухгалтерского учета
Процесс автоматизации бухгалтерского учета на предприятии состоит из нескольких этапов.
Сбор и систематизация данных
На этом этапе анализируется внутренняя документация компании, в том числе учетные документы, счета и инструкции сотрудников. Кроме того, на этом этапе изучается алгоритм и механизм обработки документов. Реализуемая подготовка обнаруживает размеры планируемого обновления и определяет, каким подразделениям требуется общая база, а каким автономность. Определяются сильные и слабые стороны документооборота. Начинается реорганизация персонала или сохраняется текущая структура. Данный этап ведет к оптимизации всех процессов компании.
Создание технического задания
После выполненного обобщения и контроля информации начальство составляет техническое задание. На этом этапе завершается процесс утверждения:
- бухгалтерской структуры – должности и обязанности;
- списка характеристик заполняемых документов и бланков – рекомендуется следовать ОКУД для оптимизации программных процессов;
- объема компьютеризации – на территории одного отдела или всей компании, учитывая все производственные аспекты;
- актуальных финансов, учитывая дальнейшее обслуживание.
Ключевой фактор в автоматизации бухгалтерии – создание классификаторов и способов кодировки. Правильный подход к этой задаче снижает риски повтора данных и захламления аналитических документов. Например, повторно записанное в базу название документа может навести путаницу в инвентаризации, изменить масштаб материальных издержек. Дублирование в системе контрагента может повысить дебиторскую и кредитную задолженность, а также ухудшить процесс проверки взаимных расчетов.
Выбор программного обеспечения
На этом этапе реализуется поиск и покупка необходимого программного обеспечения. Правильный подбор осуществляется согласно следующим критериям:
- совместимость внедряемого программного обеспечения с текущей ОС;
- способность обучения персонала и стоимость процесса повышения квалификации;
- презентация ПО в регионе обслуживающей компании;
- соответствие с нуждами потребителей;
- технические характеристики актуального механизма;
- наличие интернет-сети.
Внедрение ПО может осуществляться как самостоятельно, так и с привлечением посторонних лиц. На подбор влияет сложность мероприятия и наличие в персонале соответствующих кадров.
Представители сферы услуг, а также менеджеры малого бизнеса могут выбрать классический бухгалтерский софт без необходимости введения дополнительных корректировок. Компании, занимающиеся оптовой продажей, производством, а также строительством могут изменить информационный механизм согласно своим потребностям.
В процессе автоматизации компании дополнительно реализуются следующие процессы:
- формирование плана счетов;
- регулировка параметров учетной записи;
- доработка версий первичной документации – добавление неунифицированных форматов, корректировка реквизитов;
- создание справочников и иных классификаторов;
- регулировка путем обмена информацией – регистрация и выгрузка информации.
После внедрения программного обеспечения формируется локальное подключение, регистрируется перечень пользователей, также их права и обязанности. Зачастую в первоначальное время (1-2 месяца) деятельность осуществляется согласно прежней методике. На этом этапе в новом программном обеспечении находятся недочеты, а также обучаются работники. После регулировки при корректном подходе в будущем потребуется лишь периодическое обновление версии.
Список программных обеспечений
Сделать выбор согласно четко и подробно изложенным требованиям несложно. Рынок насыщен различными предложениями программных обеспечений. При подборе ПО помимо интернет-сайтов и информационных статей с описанием программных возможностей и особенностей можно обратиться к торговым предпринимателям.
Самым высоким спросом пользуются российские программные обеспечения. Причина заключается в особенностях отечественных принципов учёта, а также в необходимости постоянного обновления.
К счастью, отечественные программисты разработали много функциональных и удобных платформ, адаптированных либо адаптирующихся под потребности пользователей.
Автоматизированные механизмы должны уметь:
- Безошибочно выполнять математические вычисления.
- Обеспечивать планирование, заполнение, анализ и распечатку первичной отчетной документации в произвольном формате.
- Реализовывать безошибочный перенос информации из одной печатной формы в другую.
- Выполнять накопление результатов и вычисление процентов произвольной степени сложности.
- Обращаться к информации и отчетам за предыдущие периоды.
Самые распространенные иностранные и российские программы автоматизации бухгалтерского учета:
- 1С.
- «Парус».
- «Галактика».
- BOSS.
- BEST.
- INFO-Бухгалтер.
- TURBO-бухгалтер.
- «Интегратор».
- Akkord.
- «Абакус».
Как разработать и утвердить учетную политику
Узнайте из решения Системы Генеральный Директор, как утвердить учетную политику для целей бухгалтерского и налогового учета, что указать. Отдельно разобрали случаи, когда придется дополнить или изменить учетную политику и как это сделать.
Какие ошибки допускают в процессе внедрения автоматизации
Автоматизация бухгалтерского учета может стать причиной убытков на предприятии или не принести экономического эффекта, если на начальных этапах внедрения не были решены следующие проблемы:
- Избыточность требований – попытка автоматизировать каждое действие усложняет внедрение и эксплуатацию системы.
- Частая смена норм отчетности и налогообложения – выбранная система должна быть достаточно гибкой для учета внешних изменений.
- Недостаточно квалифицированные кадры – автоматизация будет эффективна только если сотрудники бухгалтерии предприятия будут подготовлены соответствующим образом.
- Перенос данных – данные за прошлые периоды, подлежащие вводу в систему, должны быть правильно определены.
- Поддержка внедренной системы – необходимо обеспечить своевременное обновление системы.
- «Псевдоавтоматизация» – без оптимизации, предшествующей внедрению, действия бухгалтерии могут выполняться как ранее на бумаге, а затем дополнительно заводиться в программу.
