Контроль работы персонала – цели, методы и ошибки

Контроль работы сотрудников – это одна из важнейших задач любого руководителя, будь это основатель собственного бизнеса или начальник отдела. Этот процесс состоит из целого комплекса мероприятий. Как правильно организовать и контролировать работу персонала – подробно разберем в статье.

Цели, задачи и принципы контроля работы персонала

Для любой организации сотрудники – это ее движущая сила, которая одновременно поддерживает финансовый успех и формирует благоприятную репутацию. Чтобы работа была слаженной и эффективной, сотрудники компании должны быть не только высококвалифицированными и ответственными, но и способными работать в команде, целеустремленными, неконфликтными и др.

Организация работы персонала и контроль над ней нужен не только самим работникам, но и руководителю:

• Для сотрудников это гарантирует мотивацию, стабильную заработную плату, понятные и прозрачные условия труда, требования и правила. 
• Для руководителя – это лояльность и надежность команды, а также удовлетворительные результаты ее работы. 

Если в компании отсутствует контроль, то это приведет к негативным последствиям. Так, сотрудники перестанут качественно выполнять свои задачи. Снижение мотивации, просиживание рабочего времени, скрытие реальных результатов, конфликты внутри коллектива – все это результат отсутствия контроля работы работников. 

Чтобы грамотно подойти к осуществлению контроля, необходимо придерживаться следующих принципов:

• Прозрачность. Каждый из сотрудников должен понимать условия, в которых он работает. Для этого формируют соответствующий документ – это Положение о контроле за деятельностью работника, в котором отражают средства контроля, показатели для оценки работы, а также результаты контроля (санкции или, напротив, премии). 
• Предсказуемость. Сотрудники не должны сталкиваться с неожиданным ужесточением контроля или его полным отсутствием. Внедрив в работу предприятия эти принципы, руководитель должен все время их придерживаться. 
• Объективность. Правила организации работы одинаковы для всех. Нельзя предоставлять свободу одним и ограничивать других. В противном случае вы рискуете спровоцировать конфликты в коллективе.
• Незаметность. Организация и контроль работы не должны отвлекать сотрудников и вынуждать их чувствовать постоянное давление. Нельзя вмешиваться в рабочий процесс без необходимости. 
• Результативность. Недостаточно только контролировать сотрудников – необходимо анализировать полученные результаты. 

Важно помнить, что руководитель обладает огромным количеством полномочий, кроме организации и контроля работы сотрудников. Поэтому необходимо организовать систему контроля таким образом, чтобы она не требовала крупных временных затрат.

Что будет без контроля работы персонала, какие у него функции

Вне зависимости от того, насколько интересной и высокооплачиваемой является должность сотрудника, это по-прежнему работа, которая требует от него ответственности. Отсутствие дисциплины приводит не только к низким результатам в деятельности сотрудников, но снижению эффективности в работе руководителя. 

Что будет, если пренебречь контролем выполнения работ персонала:

• Сотрудники перестанут выполнять свои задачи. Работники, которые понимают, что их не контролируют, так или иначе станут менее продуктивным. Зачастую это приводит к прокрастинации. 
• Руководитель не сможет своевременно выявить сотрудников, которые не справляются со своей работой. Любой работник нуждается в повышении квалификации, улучшению навыков и актуализации знаний. Задача руководителя – обеспечить ему этот рост. Отсутствие контроля приводит к стагнации, а сотрудники в конце концов перестают справляться со своими полномочиями. 
• Руководители отделов также перестанут справляться со своими задачами. Часто происходит так, что в силу личностных качеств неограниченная власть в руках отдельных руководителей приводит к негативным последствиям. Например, они могут предвзято относиться к своим подчиненным, занижать их результаты, скрывать информацию и т.д. 

Как контроль качества работы персонала помогает решить все эти проблемы? Это в первую очередь дисциплинированность всех сотрудников организации: от руководства до подчиненных. Повышается и мотивация, поскольку сотрудники знают, что их высокие результаты увидят и оценят.

Большинство экспертов выделяет 3 ключевые функции организации и контроля работы сотрудников – это мотивация, принуждение и дисциплина:

• Мотивационная функция включает в себя материальное и нематериальное поощрение.
• Принудительная функция – это материальные и нематериальные санкции.
• Дисциплинарная функция помогает развить собранность сотрудников и повысить их уровень ответственности.

Обратите внимание на формулу контроля персонала, которая позволяет наладить работу:

грамотное делегирование задач + прозрачный и стабильный контроль + качественная обратная связь

Виды контроля за работой персонала и основные методы

Классифицировать виды контроля можно в зависимости от разных подходов. В большинстве случаев они комбинируются между собой для большей эффективности. Рассмотрим эту классификацию в таблице ниже.

Что касается методов контроля качества работы сотрудников, то все они зависят от специфических характеристик той или иной деятельности бизнеса, а также особенностей персонала. К таким методам можно отнести:

• Планерки.
• «Тайный покупатель».
• Ключевые показатели эффективности.
• Доска мотивации.
• Шпионаж.

Разберем каждый из этих методов подробнее. 

Организация планерок

Традиционный метод управления персоналом, который направлен на мотивацию и сплочение команды. Во время планерок сотрудники могут рассказать о собственных успехах и узнать что-то новое о проекте, над которым работают. Благодаря планеркам уменьшается рутина и повышается командных дух. Рекомендуется проводить их в свободной форме как минимум один раз в неделю.

«Тайный покупатель»

Данный метод часто используется в торговле и предполагает, что заранее подготовленный человек будет проверять, насколько хорошо работают сотрудники, представляясь клиентом. Персоналу этот метод не навредит, а руководителю сможет посмотреть на подчиненных со стороны.

Ключевые показатели эффективности (KPI)

Это один из самых прозрачных и понятных для восприятия методов контроля и мотивации. Каждый сотрудник видит и понимает, какие показатели ему нужно продемонстрировать, чтобы добиться желаемого результата. При этом важно помнить, что значения показателей в системе должны быть достижимыми и реалистичными. В противном случае мотивация не только не вырастет, но и заметно снизится.

Доска мотивации

Позитивный метод контроля, который заключается в том, что все сотрудники с определенной периодичностью добавляют свои достижения на специальную доску. Когда коллеги видят успехи друг друга, между ними возникает здоровая конкуренция. Как и в случае с KPI, такой метод направлен на повышение мотивации сотрудников и развитие бизнеса.

Шпионаж

Для скрытого, ненавязчивого и тихого контроля используются специальные устройства, например программное обеспечение для ПК, прослушивающие устройства, камеры видеонаблюдения, GPS и т.д. С помощью такого метода руководитель сможет лично прослушать телефонные звонки, чтобы оценить, насколько вежливо сотрудник общается с клиентом.

Как создать систему контроля работы сотрудников: этапы, программы и советы

Приступая к организации работы сотрудников на предприятии, руководитель должен понимать, что тотальный контроль – это то, чего делать не следует. Если следить за каждым шагом работника, это не только не принесет результат, но и будет отвлекать их выполнения задач. Необходимо заранее подготовиться к внедрению новой системы. Как это сделать – разберем ниже.

Пошаговое внедрение системы контроля работы персонала

Шаг 1. Распределите зоны ответственности 

Чтобы каждый конкретный сотрудник выполнял поставленные перед ними задачи, руководителю необходимо распределить между ними зоны ответственности. Это поможет избежать ситуации, при которой одни специалисты берут на себе те задачи, которые принадлежат другим. Для распределения зон ответственности можно использовать интеллектуальные карты. 

Шаг 2. Разработка системы отчетности

Система отчетности подразумевает, что в конце каждого рабочего дня сотрудники будут передавать отчеты о проделанных задачах ответственному лицу, а те в свою очередь направят их высшему руководству. Это поможет наладить порядок в рабочих процессах. Отчеты могут быть составлены как в письменной, так и в электронной форме. Кроме этого, фиксировать проделанную работу можно при помощи общих чатов сотрудников и руководителей. 

Шаг 3. Развитие чувства ответственности у сотрудников

Если сотрудники приучены к самостоятельности при осуществлении своих задач, то в это в значительной степени упрощает работу руководителя. Так, они сами инициируют взаимодействия с руководством, если нужно предупредить об ошибках, проблемах, нарушении сроков и т.д. Для руководителя в свою очередь важно делегировать полномочия и передавать часть ответственности подчиненным. 

Шаг 4. Ежедневное планирование

Контроль упрощается, если сотрудники расписывают свои планы на день. Руководитель имеет четкое представление о том, чем заняты сотрудники в течение рабочего дня, и впоследствии может оценить, насколько они были продуктивны. Зачастую планирование и отчетность совмещают для лучшего эффекта.

Как осуществлять контроль удаленной работы сотрудников

Отдельно стоит рассмотреть контроль сотрудников, работающих на удаленке. Преимущество дистанционного режима работы заключается в том, что у бизнеса появляется возможность сэкономить на производственных расходах. Однако возникает другая проблема – как контролировать таких сотрудников?

Для этого рекомендуется использовать специальное программное обеспечение, которое поможет анализировать и вычислить затраченное на работу время. Удаленные сотрудники также могут посещать офис, если в этом есть необходимость, например во время совещаний или отчетов. Планерки устраиваются также через удаленные сервисы. Кроме этого, руководитель и подчиненный могут проводить созвоны в соответствии с предусмотренным графиком.

Программы для контроля за работой сотрудников

Идеальный вариант для создания системы контроля – это использование сразу нескольких видов программ, инструментов и технологий. Важную роль играет программное обеспечение, позволяющее отслеживать, чем занимаются сотрудники за рабочим столом, а также как распределяют свое время. 

При помощи таких программ руководитель может отследить, во сколько сотрудники приходят и уходят с работы, сколько времени им требуется на решение производственных задач, на что они тратят рабочее время, сидя за компьютером. 

Среди программ, которые применяют для учета рабочего времени (в том числе и для удаленных сотрудников), можно выделить:

• CrocoTime
• Bitcop
• Time Доктор
• Monitask
• ActivTrak
• Kickidler
• Toggl
• Hubstaff и др. 

Дополнят систему чек-листы, групповые чаты, программы для управления проектами, CRM-системы и др.

Распространенные ошибки при осуществлении контроля работы персонала

Грамотно настроенная система помогает улучшить работу бизнеса, а тотальный контроль напротив только ухудшает ситуацию. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые допускают работодатели, когда дело касается осуществления контроля:

1. Тотальный надзор. Не рекомендуется устанавливать прослушивающие устройства или камеры видеонаблюдения только для того, чтобы выявлять нарушения и ошибки сотрудников. Система мотивации включает в себя не только санкции и штрафы, но и методы поощрения, например премии. Помните, что слежка за каждым шагом может привести к возникновению стресса у сотрудников, что негативно скажется на их производительности. 
2. Асимметричный контроль. Все решения, которые принимает руководитель, должны быть объективными. Нельзя выделять любимчиков, на проступки которых вы будете закрывать глаза. Правила одинаковы для всех, а сама система контроля должна быть прозрачной. Только так руководитель сможет сформировать в коллективе командный дух. 
3. Бесцельный контроль. Невозможно построить систему для контроля работы персонала, если у вас нет цели. Определите, зачем вам понадобилось устанавливать камеры, программы учета времени, вводить KPI, чек-листы, устраивать планерки и т.д. Сам по себе контроль – это не цель, а всего лишь средство для решения задач.

Ни одному сотруднику, вне зависимости от его личностных качеств, не понравится, если руководитель будет постоянно следить за ним, проверять каждое действие и перестанет доверять. Если в отдельных ситуациях тотальный контроль оправдан, то в большинстве случаев он приносит только вред. 

В первую очередь снижается мотивация сотрудников. Руководитель также перестает исполнять свою главную задачу – управлять бизнесом. Он превращается в надзирателя, который вместо решения стратегических задач отслеживает, критикует и исправляет работу подчиненных. 

Вопрос недели